📌 Le client
L’entreprise concernée développe et distribue des dispositifs médicaux supports de vie dans les centres de santé de nombreux pays. Ces appareils peuvent faire l’objet de réclamations sur leur fonctionnement.
La responsable qualité des produits, au nom du service qualité a besoin de collecter et suivre ces réclamations.
Numericoach produit de plus en plus de quiz sur les différentes applications Google Workspace pour évaluer les compétences de différentes personnes.
Cela peut être pour mesurer les compétences de personnes en interne sur certains sujets pour savoir s’ils doivent faire une montée en compétences ou encore pour évaluer à chaud avant ou après une formation, faire une estimation du niveau actuel d’une personne pendant un entretien d’embauche ou encore faire d’énormes quiz dans le style de concours.
Cependant, créer un quiz sur Google Forms de toute pièce en trouvant des questions, sélectionner les questions, insérer les questions dans le Forms et créer les réponses possibles, c’est assez rébarbatif.
Car chez Numericoach nous utilisons des règles de nommage de fichiers, il faut aussi ajouter le nommage correct du fichier et le disposer à l’endroit prévu aux quiz, d’ailleurs si vous ne l’aviez pas encore vu, une belle histoire a été faite pour un script qui a été développé en interne concernant les règles de nommage et qui fait gagner un temps considérable ! 🔥
Il fallait donc un moyen rapide et efficace de créer des quiz sur les outils Google sans se prendre la tête.
C’est pourquoi une demande a été faite en interne au sein de Numericoach pour un script permettant de créer des formulaires de toute pièce.
💪 Le challenge
💡 La solution Numericoach
Pour cela, nous avons été plusieurs à travailler sur ce projet, car créer le script peut paraître assez simple, mais il faut aussi de quoi alimenter ces quiz !
C’est la raison pour laquelle une bonne partie de l’équipe Numericoach s’est dédiée à créer des questions sur leurs domaines d’expertise et permettant donc d’alimenter des quiz avec des questions de qualité !
Avec cette banque de questions assez conséquente, il nous faut maintenant donc créer ce fameux générateur de quiz, c’est donc en se basant sur cet ensemble de données que nous pouvons générer un quiz avec les différentes sections par application, avec les différentes sections découpées par niveau, des questions de qualité sur les différentes applications choisies pour le quiz, nommer le fichier avec les règles de nommage et le déplacer à son emplacement dédié.
Nous avons donc créé au sein du Google Sheets contenant toutes les questions, un menu permettant d’accéder à une interface épurée demandant, les applications souhaitées, le nombre de questions souhaitées, si les questions doivent être générées aléatoirement, et enfin les différents niveaux d’application souhaités.
C’est donc grâce à cet outil que les quiz sont générés en un rien de temps et ont donc maintenant comme seule action de partager aux personnes concernées ! 😎
📢 L'impact de la solution chez Numericoach
Nous passons de chercher les questions, filtrer les questions intéressantes, créer un Google Forms, le nommer correctement, ajouter les questions sélectionnées, ajouter les réponses aux questions, placer le fichier dans son emplacement défini à sélectionner les applications, le nombre de questions, les niveaux voulus et cliquer sur le bouton magique, Générer ! ✨
Nous passons donc par exemple pour un formulaire de 20 questions concernant Google Docs et Google Drive sur les niveaux 1 et 2 :
❌ Sans questions préparées, sans outil de génération :
D’après le collègue qui a géré le projet, il y a environ 1 heure de préparation pour chaque niveau de chaque application en fonction des personnes, donc autant dire que pour notre cas, il y aurait 4 heures en comptant la conception et la création du Google Forms.
🟠En utilisant nos ressources et supports sans outil de génération :
Toujours d’après le collègue qui a géré le projet, nous passons donc beaucoup moins de temps à la recherche de contenu concernant ce que nous recherchons, nous passons donc à une trentaine de minutes.
✅🚀En utilisant la banque de questions et l’outil de génération :
Je choisis les applications souhaitées, le nombre de questions, les niveaux souhaités, je vérifie que j’ai bien rempli l’interface et je clique sur le bouton magique, et tadaa.
On passe d’une trentaine de minutes avec des ressources à disposition à une trentaine de secondes à partir du moment où nous cliquons sur ce fameux bouton.
Autant dire que le gain de temps peut être assez conséquent, la seule chose maintenant qu’il reste à faire est d’alimenter cette banque de questions lorsqu’il y a des nouveautés !
