Gérer efficacement ses réunions en télétravail

Il n’est pas sans savoir qu’aujourd’hui de nombreuses entreprises se sont tournées vers le télétravail au quotidien de leurs collaborateurs. Je ne serai également pas innovante en vous disant que les réunions gérées à distance ne sont pas les plus faciles à animer.

Chez Numericoach, l’ensemble de l’équipe est 100% en télétravail. Jennifer présente notre organisation particulière afin de ne rien laisser au hasard et surtout personne.

Mais dans toute cette organisation, d’autres questions se posent quant à l’animation d’une réunion : “Comment vais-je animer la réunion ?”, “Les interlocuteurs vont-ils être aussi attentifs qu’en présentiel ?” ou encore “suis-je prêt pour présenter mon sujet ?”

Depuis mes débuts chez Numericoach, en tant que Chef de projet Customer Success Manager, j’ai dû mettre en place une certaine routine afin d’assurer la bonne réalisation de mes rendez-vous en visio, et je vais vous donnez quelques-unes de mes astuces !

Pourquoi la gestion de nos réunions à distance est-elle plus importante qu’en présentiel ?

Avec tous vos interlocuteurs présents autour d’une table et votre présentation projetée sur l’écran blanc d’en face il est évidemment plus facile de capter l’attention de tout le monde et ainsi mener à bien votre réunion pour exprimer l’ensemble de vos idées.

Présenter votre projet à travers une caméra avec un partage d’écran à plusieurs personnes est un défi qui ne relève pas de la même difficulté.

La gestion des réunions est une compétence qui s’apprend. Mais il faut du temps et de la pratique pour maîtriser le sujet. La première chose à faire est d’établir une routine.

Pour gérer des réunions à distance, vous devez disposer des bons outils à votre disposition mais également savoir les maîtriser. La perte de temps à essayer de partager votre écran ne fera que déconcentrer votre public et ainsi vous perdrez le fil de votre réunion.

Une fois votre réunion bien organisée elle ne pourra en être que réussie et vous y verrez alors de nombreux avantages à réaliser vos rendez-vous à distance : réunir virtuellement plusieurs collaborateurs dispersés partout dans le monde, économie de temps et d’argent sur les déplacements, économie de temps de la réunion en elle-même (Vous vous rendrez compte qu’en visio, nous laissons beaucoup moins de temps aux hors sujets).

Comment rendre vos réunions à distance plus productives et engageantes ? 

Choisir son outil de communication

La réunion à distance commence tout d’abord par le choix de l’outil de communication. De nombreux outils faciles d’utilisation s’offrent à vous : Zoom, Google Meet, Skype.

Chaque outil dispose de différentes fonctionnalités mais vous ne trouverez pas surprenant que je vous conseille d’utiliser Google Meet qui offre de nombreux avantages (accessibilité, intuitif, intégration d’un tableau blanc pour partager vos idées, enregistrement, suppression du bruit, sous titres, lever la main…)  Il est important d’en avoir une bonne maîtrise pour réussir la réunion en ligne.

Préparer son poste de travail

À la différence d’une réunion autour d’une table, la réunion en visioconférence se prépare déjà par plusieurs étapes :

• Suis-je dans un lieu calme sans risque que l’on me dérange ? Il est important de réaliser votre réunion dans un lieu propice où vous ne seriez pas perturbés par un bruit ou une personne tierce.
• Est-ce que ma caméra fonctionne ? Il est important de vérifier son matériel. La caméra est un outil important pour capter l’attention de vos collaborateurs. Une réunion caméra coupée sera beaucoup moins efficace et pertinente. C’est d’ailleurs peut-être le moment de vérifier son arrière-plan pour ne pas faire mauvaise figure lors de votre arrivée. Un mauvais arrière-plan pourrait également distraire votre public.
• Est-ce que mon micro fonctionne ? Le micro est indispensable pour réaliser votre réunion. Il est important de s’assurer du bon fonctionnement de celui-ci avant d’intégrer l’événement.
• Ai-je un bon débit pour réaliser la réunion et partager du contenu ? Indispensable, le débit internet nous permet de réaliser une réunion sans encombre avec de la fluidité. Je vous laisse imaginer le temps perdu à essayer de communiquer une idée avec votre image figée et votre qui coupe en permanence. Pensez au plan B : partage de connexion avec votre téléphone ou rejoindre la réunion Meet par téléphone.

Préparer la réunion en amont

Que ce soit en présentiel ou à distance, une réunion doit être préparée et organisée.

Dans l’idéal un compte rendu de réunion peut être préparé assez tôt en intégrant déjà les idées clés que vous souhaitez partager.

Il est important de s’assurer que vos invités aient bien reçu leur invitation. Pourquoi ne pas leur envoyer un rappel quelques heures avant la réunion ? Assurez-vous d’y avoir inséré le lien de connexion.

Lors du moment venu, je ne pourrai que vous conseiller de vous connecter en avance afin de s’assurer du bon fonctionnement de votre matériel, d’accueillir vos invités et ainsi démarrer la réunion à temps.

Enfin, évitez d’organiser une réunion avec un nombre de collaborateurs trop important. Vous  ne pouvez pas attribuer un temps de parole à tout le monde et le sujet de votre réunion risque de dévier. Invitez donc seulement les collaborateurs principaux ayant un intérêt pour votre évènement. Vous pourrez alors partager votre compte rendu de réunion en suivant celui-ci à plus de monde.

Et votre savoir être dans tout ça ?

Notre comportement lors d’une réunion à distance n’est pas si différent qu’en présentiel, mais de bonnes pratiques sont à respecter afin que celle-ci se déroule parfaitement :

• La présentation de soi-même :  vous n’avez pas forcément déjà rencontré tous les interlocuteurs et ceux-ci ne sont pas passés devant votre bureau en ayant vu votre fonction accrochée à la porte ou partager un café avec vous. Il est donc important de se présenter en début de réunion.
• La ponctualité : se présenter à une réunion virtuelle avec quelques minutes de retard pourrait donner une mauvaise image de vous. La ponctualité est donc de mise. Vous pouvez à la rigueur prévenir vos interlocuteurs en cas de retard et vous excuser.
• Pensez à couper votre micro lorsque vous ne prenez pas la parole. Cela évitera les échos ou l’interruption de parole par un bruit inattendu. Nous avons déjà tous été interrompus par le train qui passe ou le chien qui aboie en pleine réunion.
• La patience : la prise de parole n’est pas aussi facile qu’en présentiel. Attendez-bien que votre interlocuteur ait fini son discours avant de prendre la parole. N’hésitez pas à utiliser l’option de demande de parole.

• Favoriser l’interactivité : ne laisser personne au hasard dans votre réunion et faites participer tout le monde pour que chacun ait la chance de partager son point de vue.
• Rester focus : pour ne pas perturber votre réunion, je vous conseille de désactiver vos notifications qu’elles soient sur votre PC ou sur votre téléphone. Bien entendu, on évite le multitâche pour garder le fil de votre discours.

Ne pas laisser de côté la post-réunion

Il n’y a pas de temps pour le debrief de la réunion autour d’un café. Il est donc important de faire un retour de celle-ci via un compte rendu de réunion ou un mail à tous les collaborateurs présents lors de la réunion. Cette étape est nécessaire pour que chacun puisse se rappeler des éléments discutés afin de mener à bien le projet de l’entreprise ou d’accomplir les objectifs demandés. Un compte rendu doit être clair, cohérent et concis pour faciliter la compréhension de vos collaborateurs.

Le mot d’ordre : organisation !

On l’aura donc vu tout au long de cet article, l’organisation est le mot d’ordre pour une bonne gestion de nos réunions à distance.

Préparation du matériel, préparation d’un compte rendu de réunion, gestion du temps de la réunion et des sujets abordés.

Avec de l’expérience et toutes ces bonnes pratiques, il n’y a plus aucun doute que vos réunions seront parfaitement menées !