Réussir son adoption de Google Workspace grâce aux ambassadeurs

Que votre entreprise soit récemment passée sur Google Workspace ou que la solution soit déployée depuis plusieurs années, l’adoption est un des enjeux majeurs dans toutes les entreprises. En effet, une adoption non réussie mènera à une baisse significative des bénéfices apportés par la suite collaborative du géant américain.

Dans cet article, voyons ensemble en quoi la mise en place d’ambassadeurs (ou champions), peut aider votre projet de transformation digitale à atteindre le sommet ! C’est parti ! 

🏆 Un ambassadeur, qu’est-ce que c’est ?

Commençons par une petite explication de la notion que nous verrons tout au long de l’article. Un ambassadeur (aussi appelé champion par exemple) est un collaborateur volontaire et enthousiaste qui promouvoit la suite Google Workspace en accompagnant les utilisateurs, en répondant à leurs questions et en leur partageant trucs et astuces diverses.

Etablir un programme d’ambassadeurs résulte en trois avantages majeurs pour une entreprise : 

• réduire les coûts liés au support ;
• augmenter la satisfaction des employés ;
• améliorer l’adoption de Google Workspace.

🤔 Comment créer un programme d’ambassadeurs ?

Premièrement, vous devez réfléchir à la création de votre programme d’ambassadeurs. Quelles sont les étapes clés ? Quels sont les objectifs et comment allez-vous articuler les différentes étapes de ce projet ?

Chez Numericoach, nous découpons habituellement un tel programme en six phases que vous trouverez ci-dessous : 

Le recrutement

Rappelez-vous : le recrutement des ambassadeurs doit se faire idéalement sur la base du volontariat. Ainsi, vous devez mettre en place des actions afin d’attirer les bonnes personnes dans ce programme.

• Un des points clé est de rendre l’inscription au programme d’ambassadeurs simple d’accès ! Ne cherchez pas un processus compliqué. Plus les informations sont claires et accessibles, plus votre programme sera attirant.

• Récompensez vos ambassadeurs ! Trouvez un moyen de les aider à se sentir uniques et utiles. La récompense ne passe pas forcément par une rétribution financière : des goodies, un badge sur leur profil peuvent suffire ! Pour certains, la simple idée d’avoir accès aux exclusivités en avant première et aux dernières mise à jour Google Workspace sera un facteur suffisant de motivation et de récompense.

• Fournissez leur les ressources nécessaires : expliquez clairement leur mission. Si une plateforme dédiée a été créée, expliquez-en le fonctionnement. Donnez-leur tous les outils leur permettant de remplir leur rôle le plus facilement et rapidement possible.

La formation

Un ambassadeur efficace est un ambassadeur formé. En effet, si vous venez tout juste de déployer la suite Google Workspace, profitez-en pour former en priorité vos ambassadeurs ! Ainsi, leur engouement pour ces nouveaux outils couplé à la connaissance qu’ils acquièrent permettra de décupler leur efficacité sur le terrain et de faire passer les bons messages.

Chez Numericoach, nous proposons en général de former exclusivement les ambassadeurs dans un premier temps. Parfois, cela est suffisant et ces mêmes ambassadeurs se chargeront de former leurs collègues en interne par la suite !

La communication

Ne laissez pas vos ambassadeurs seuls dans leurs missions. Instaurez une relation de communication avec eux. Félicitez-les des résultats obtenus et aidez-vous d’eux comme relais pour comprendre les freins et les problématiques de vos collaborateurs.

Ainsi, vous pourrez mettre en place des actions préventives et correctives tout en conservant vos équipes motivées, ce qui aura un impact direct sur la productivité et sur le retour sur investissement de ces outils géniaux !

La collaboration

Ce n’est plus à prouver : le travail d’équipe est bien plus efficace que le travail individuel. Mettez en relation les ambassadeurs entre eux ! Proposez par exemple un espace de discussion sur Google Chat ou bien des réunions régulières afin de partager diverses astuces et nouveautés.

Si vous n’avez pas vu passer la nouveauté du mois sur Gmail, il y a fort à parier qu’un autre ambassadeur l’a vue et est prêt à vous la partager !

L’amélioration continue

Tirez profit de ce programme d’ambassadeur à votre avantage pour apprendre de vos erreurs. N’hésitez pas à réaliser des points réguliers : quels sont les points à améliorer suite au déploiement de Google Workspace ? Pourquoi certains utilisateurs sont-ils réfractaires à ces outils ? 

Si nous étions amenés à répéter ce projet, comment pourrions-nous en améliorer l’efficacité ?

Vous pourriez par exemple vous rendre compte lors de ces réunions que la dernière nouveauté utile sortie il y a 6 mois est méconnue dans l’entreprise. Un exemple de cause pourrait être que les ambassadeurs n’aient pas tous été au courant et donc qu’il y a peut être des lacunes de communication et de collaboration dans cette équipe. Une solution serait donc d’instaurer une réunion mensuelle pour les ambassadeurs sur les nouveautés utiles du mois !

💡L’astuce Numericoach : saviez-vous que nous diffusons chaque mois un live d’une heure complètement gratuit sur les nouveautés Google Workspace du mois précédent ? N’hésitez pas à suivre Thierry Vanoffe (CEO de Numericoach) sur Linkedin en cliquant ici : fini les ratés sur les nouveautés !

Voici par exemple la rediffusion des nouveautés de janvier 2024, présentée par Laurine et Thierry : 

Lien du replay sur Youtube

Prenez du plaisir

La notion la plus importante pour terminer : prenez du plaisir ! Ce programme doit vous amuser, vous stimuler, vous procurer de la satisfaction et générer de la gratitude. Un ambassadeur satisfait, c’est un ambassadeur qui aura à cœur de continuer à transmettre son savoir dans la bonne humeur et à motiver les équipes !

⚒️ Quelques outils utiles pour un programme d’ambassadeurs

Pour terminer cet article, voyons quelques exemples, liens et outils utiles pour vos ambassadeurs : 

• le blog des nouveautés Google Workspace, pour suivre les nouveautés avant tout le monde : https://workspaceupdates.googleblog.com/ ;
• le calendrier de lancement des nouvelles fonctionnalités : https://workspace.google.com/whatsnew/calendar/ ;
• le tableau de l’état des services Google Workspace en temps réel : https://www.google.com/appsstatus/dashboard/ ;
• les espaces Google Chat : un très bon outil pour communiquer et collaborer d’ambassadeur à ambassadeur ou d’ambassadeur à collaborateur ;
• les visioconférences Google Meet pour des échanges réguliers et de qualité ;
• Google Forms pour réaliser des sondages et enquêtes pertinentes entre les équipes ;
• Une plateforme dédiée à l’adoption est un plus, pour favoriser l’apprentissage, gamifier les parcours et favoriser le traitement des demandes par les ambassadeurs.

D’ailleurs, saviez-vous que Numericoach met à disposition sa propre plateforme d’adoption pour accompagner les entreprises sur l’adoption de Google Workspace ? En effet, nous disposons d’une plateforme 100% personnalisable aux couleurs de votre entreprise que vous pouvez utiliser pour vos collaborateurs et ambassadeurs ! 

Exemple de notre plateforme d’adoption

Conclusion

En conclusion, la mise en place d’ambassadeurs Google Workspace permet à votre entreprise de réduire les coûts, d’augmenter la satisfaction et l’adoption de vos collaborateurs.

Les ambassadeurs doivent être recrutés via un processus simple sur la base du volontariat. Vous devez rechercher des profils enthousiastes aux changements et à ces nouveaux outils, prêts à partager leurs savoirs.

Un programme d’ambassadeurs réussi, c’est un programme qui tourne autour de ces 6 notions : 

• un recrutement efficace ;
• une formation aux ambassadeurs ;
• la communication ;
• la collaboration entre équipes et ambassadeurs ;
• l’amélioration continue ;
• le plaisir !

N’hésitez pas à vous lancer dans le grand bain ! Et si vous avez besoin d’aide, nous avons également des années d’expérience dans le déploiement, l’adoption et la mise en place d’ambassadeurs sur Google Workspace. Vous pouvez nous présenter votre projet en cliquant juste ici.