Audit de surveillance Qualiopi : comment s’y préparer ?

Comme vous le savez depuis le 1er janvier 2022, les organismes qui dispensent des actions de formation doivent posséder la certification QUALIOPI afin d’obtenir des fonds de financements publics et/ou mutualisés (Financement par les OPCO, Caisse des dépôts et consignations, Pôle emploi, Agefiph, …) et garantir une démarche d’évolution constante de de la qualité de l’OF (Organisme de Formation).

Numericoach a obtenu son premier certificat, le mardi 29 juin 2021 après 2 jours d’audit en visioconférence.

Vous n’êtes pas sans savoir que l’aventure ne s’arrête pas là … Puisque nous parlons ici de démarche d’amélioration continue ! 

En effet, être certifié Qualiopi n’est pas un long fleuve tranquille !

C’est un engagement qui vise à respecter le Référentiel National Qualité dans sa totalité et pour toute la durée de vie de l’organisme de formation. 

C’est pour cette raison qu’il existe une étape de plus, continuelle, celle de l’audit de surveillance.

La certification qualité a été délivrée au titre de la catégorie d’action suivante : ACTIONS DE FORMATION

Définition et objectifs

L’audit de surveillance permet de vérifier en cours de cycle, le bon respect et la bonne application du Référentiel National Qualité, dans sa version en vigueur (V 7 du 29/03/2021).

Il permet également de vérifier qu’année après année, les procédures s’améliorent et que les actions mises en place pour pallier les points négatifs soient optimales.

L’audit de surveillance s’effectue entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d’obtention de la certification. 

Nous devrons donc passer notre audit de surveillance entre le mois de Septembre 2022 et Mai 2023. Nous avons opté pour le mois de Janvier et ses bonnes résolutions. Quoi de mieux que de commencer l’année du bon pied.  

Modalités

L’audit de surveillance se réalise généralement à distance (sauf si l’audit initial a été réalisé à distance) . Il se déroule sur une demi-journée selon l’article 4 de l’Arrêté du 6 juin 2019

Compte tenu du contexte sanitaire, beaucoup d’organismes de formation ont réalisé leur audit initial à distance. 

Qu’en sera-t-il de Numericoach, organisme de formation 100 % télétravail ? 

La suite au prochain épisode …

Fonctionnement 

Notre certificateur se nomme ICPF. 

Nous l’avons choisi car il reçoit une accréditation par le COFRAC et qu’il a à son actif plus de 4000 organismes de formation certifiés Qualiopi. 

ICPF utilise sa propre plateforme NOE : La plateforme Noé est notre support numérique de l’ensemble du processus de certification. Elle garantit la traçabilité, la sécurité et la confidentialité des données échangées entre nous et ICPF tout au long du processus. C’est vraiment simple et très chouette à utiliser.

ICPF c’est aussi 41 équipes dédiées à notre service pour aller toujours plus loin.

En bref ICPF, c’est notre allié dans cette démarche ! 

Pour 2023, nous avons lancé la demande afin de planifier la date d’audit dans le délai réglementaire.

Une fois la date planifiée, nous pourrons valider la modalité de l’évènement en distanciel ou présentiel.

La préparation commencera alors de façon plus concrète.

Notre allié Qualiopi : Dendreo

Dendreo c’est : “La Rolls Royce des outils de gestion pour les organismes de formation. Gestion administrative, commerciale, financière, qualité, e-learning…”.

Numericoach a opté en 2021 pour ce merveilleux logiciel. 

L’entreprise a fait fort ! 

Elle a intégré directement dans son logiciel de gestion, l’intégralité du référentiel. Avec l’expertise de Jean-Pierre Mouchet, (que l’on vous recommande, car en plus d’être super compétent, il est aussi super sympa) auditeur Qualiopi certifié et consultant spécialisé dans l’accompagnement qualité des OF.

Il est donc possible d’avoir accès à une grille dynamique de préparation à l’audit ! 

Celle-ci inclut :

• Les 32 indicateurs officiels, avec niveau attendu, éléments de preuve, obligations spécifiques, non conformité, et filtres de spécificités ;
• une explication sur la capacité de Dendreo à vous aider à préparer chacun d’entre eux ;
• les conseils de Jean-Pierre pour aborder ces indicateurs et mettre en place une véritable démarche qualité pérenne à forte valeur ajoutée ;
• des champs éditables pour vous permettre de noter directement vos réponses à chaque indicateur, avec possibilité de faire des liens ou uploader des fichiers ;
• une suggestion de réponse à chacun des indicateurs, à adapter et compléter ;
• un bouton d’état pour noter les indicateurs complétés ou non.

Dendreo est aussi un logiciel performant qui nous permet de gérer tout l’administratif de façon simple et intuitive. Notre suivi qualité est également géré par l’option Ticket de la plateforme, on adore se servir de ce logiciel dans l’équipe. 

Mention ++ pour le support, avec un délai de réponse plus que correct.

En somme, un super atout pour votre OF !

Organisation et préparation

L’auditeur va effectuer des points de contrôle durant toute la durée de l’audit. 

En voici des exemples : 

Conformité 

La conformité des éléments administratifs de l’OF est scrupuleusement vérifiée lors des audits. Chaque changement doit être signalé.

Communication

L’équipe toute entière doit être impliquée dans la démarche Qualiopi. 

Ceci est valable pour les personnes en poste et les nouveaux arrivants. 

Nouveautés

Chaque changement opéré doit faire état d’analyse pour bonnes pratiques de la démarche d’amélioration continue. (Une nouvelle formation mise en place, un nouveau collaborateur, …).

Tableau de bord 

Élément maître du pilotage de la démarche. Ce document est l’essence même de ces certifications, c’est le cœur de la stratégie qui permet de prendre toutes les décisions d’amélioration. 

Veille

Capitalisation de tous les éléments de veilles possibles (Veille métier, Pédagogique, Juridique, …). En tant que prestataires de service, il en va de soit que nous sommes dans l’obligation de nous maintenir à jour en termes d’information et de marché. C’est le centre même de notre métier : l’apprentissage.

Formation et montée en compétence des équipes

Parfait enchaînement pour parler à présent de la montée en compétence des collaborateurs. Eh oui ! Nous formons et passons toute notre vie à nous former depuis notre tendre enfance et ce même chaque jour dans notre métier. C’est pour cela que l’indicateur 22 veille au grain. 

Tous les modes d’apprentissage seront montrés à l’Auditeur (webinaire, classe virtuelle, site internet clé…).

La marque Qualiopi

La revue de l’utilisation de la marque Qualiopi est vérifiée (non conformité majeure si non respect du logo). “La marque QUALIOPI doit toujours être accompagnée de la mention adaptée correspondant à la catégorie d’action dont le processus a été certifié, et ce, selon la forme définie par la charte graphique”.

ATTENTION : L’audit de surveillance peut également donner lieu à des non conformités !

Attitude

Chez Numericoach, nous avons un réel enthousiasme à passer ce type d’audit. 

Cela permet de faire avancer les choses, de se remettre en question mais pas que.  Le regard extérieur permet également de toujours donner plus, la meilleure version de soi-même.

Se mettre en danger, c’est aussi se confronter à la réalité des choses et pour franchir les barrières que l’on n’imaginait pas.

En conclusion

Qualiopi, c’est pour la vie ! 

Une perpétuelle remise en question collective et nous on adore ça !