Plus de liberté, plus de maîtrise : les outils développés par Numericoach pour Numericoach

Ce n’est un secret pour personne, derrière chaque entreprise, se cache une petite sacoche d’outils, indispensable du matin au soir pour s’assurer une journée où tout fonctionne bien. Aux côtés de la suite Google Workspace, véritable socle de productivité, on y retrouve souvent des outils complémentaires comme Hubspot, ClickUp, Make, Typeform …

Toutes ces petites pépites sont utilisées par des milliers de sociétés au quotidien.

Et Numericoach n’en faisait pas l’exception, jusqu’à ce que nous décidions de reprendre la main sur nos outils, et je vous explique comment, et surtout, pourquoi !

Utiliser 20% ou développer 100% ?

Faisons une petite référence à la loi de Pareto : 80% des utilisateurs utilisent 20% des fonctionnalités d’un logiciel.

Et nous ne faisions forcément pas exception à la règle, donc valait t-il mieux continuer de sous-exploiter une majorité de petits outils ? Ou développer des solutions 100% optimisées pour en utiliser le maximum ?

C’est donc le pari que nous nous sommes fait, sans pour autant recréer la roue à chaque fois !

NB : Non, nous n’allons pas re-développer notre CRM 🤓

Problèmes métier ? Solutions logicielles !

Les premières bribes d’idées de nos outils sont arrivées au fur et à mesure des besoins métiers que nous collections, à travers : 

• Nos formateurs,
• Nos responsables formations,
• La partie administrative …

Chaque besoin était toujours très précis, et avait souvent des contraintes de connexion entre outils (via API).

Les premières “solutions de facilité” se trouvaient à travers des outils low-code ou des mini logiciels en ligne externes qui répondaient partiellement aux problématiques.

Mais avec cette ancienne façon de procéder, un schéma se répétait :

• Multiplication des outils,
• Opacification des process de chacun,
• Problème de centralisation / gestion de “qui à fait quoi pour quel raison”

Nous sommes donc arrivés à nous dire : Pourquoi ne pas développer tout ça au final ? 

En listant les bénéfices :

• Centralisation des outils,
• Sécurisation des données dans notre environnement,
• Evolution 100% sûr mesure des outils,
• Réduction des coûts au long terme

Les premières briques étaient posées, et c’était le début de notre aventure !

On vous ouvre notre boîte à outils

Profitons de cet article pour vous partager quelques outils en fonction de nos pôles, et regardons ensemble ce que nous avons dedans.

Besoin métier “formation” :

A la base de Numericoach, avec des centaines d’heures par mois, et des milliers de personnes formées, notre objectif avec ces outils est de rendre l’expérience la plus agréable possible pour les bénéficiaires, ainsi que pour les formateurs.

Numeo

Utilisé tous les jours pour gérer les formations internes des collaborateurs de Numericoach, et “livré” clés en main à certains de nos clients pour les aider à programmer la montée en compétence de leurs propres collaborateurs via des ateliers et/ou des webinaires. 

En laissant la possibilité aux utilisateurs de :

• Se positionner sur des créneaux horaires programmés,
• Fournir une interface agréable aux formateurs pour signaler les présences / absences,
• Être rattaché à un responsable de formation pour validation de participation par ex.
• Recevoir les invitations aux événements directement dans leur Agenda Google
• …

Si vous voulez en découvrir un peu plus : Ouvrir Numeo

Random Game

Cette fois-ci nous sommes sur un outil orienté formateur, pour les aider à briser la glace lors de sessions de formations en distanciel (tout en évaluant rapidement le niveau actuel)

En quelques clics, le formateur pourra lancer un test sur la suite Google de son choix, et les participants de la formation pourront y répondre en direct, facilitant leur prise de parole ainsi que leur investissement personnel dans la session !

Cursor Pro / Meet GIF

Ce sont ici deux extensions Google Chrome, publiées initialement au sein de Numericoach, et au final élargies au tout public pour répondre à deux problématiques.

Cursor Pro : pour nous accompagner lors de la captation vidéo / formation à distance. Qui permet à l’utilisateur de personnaliser son curseur PC, et de lui ajouter un halo autour pour plus de visibilité.

Meet GIF : afin d’ajouter des fonctionnalités souvent en manque sur Google Meet lors des communications avec des clients / lors de formation. En ajoutant par exemple : 

• La possibilité de citer des messages dans le chat en direct,
• Partager des fichiers directement en glisser-déposer,
• Ajouter des GIFs animés dans le chat …

Besoin métier “communication” / “administratif” :

C’était souvent dans cette section que nous avions l’habitude de décentraliser nos processus et passer à travers différents outils externes !

Après une expression du besoin des différents pôles internes, nous avons pu développer ensemble des outils sur mesure afin de gagner du temps et optimiser finement les processus.

Numeriduplicateur

Un outil qui nous permet de pallier un petit handicap de Google Drive : le clonage d’arborescence.

A force que le besoin se représente, nous avons eu l’idée de développer en interne cet outil, afin de l’utiliser pour nos comptes ainsi que ceux de nos clients !

C’est ainsi, qu’en quelques clics, nous pouvons créer une copie parfaite de la structure de dossier d’un projet, soit à partir de vos modèles prédéfinis, soit en utilisant l’URL de votre dossier personnalisé !

Si vous aussi vous avez déjà rencontré ce besoin, n’hésitez pas à l’essayer : Numeriduplicateur

Outil de renommage

Comme beaucoup d’entreprises, nous utilisons des conventions de nommage afin de mieux se retrouver dans tous nos fichiers / répertoires. Et comme toute entreprise, nous nous sommes rapidement rendu compte que ce genre de contrainte, aussi bonne soit elle, nécessite une adoption par tous les collaborateurs.

C’est pourquoi, nous avons décidé de développer une extension Google Workspace activable sur n’importe quel fichier, permettant à n’importe quel utilisateur de renommer en quelques clics son fichier, en fonction de son type, son pôle, et l’objectif final de celui-ci !

Résultat : gain de productivité, de temps, et une meilleure organisation et adoption de cette nouvelle convention.

PS : maintenant on retrouve nos fichiers beaucoup plus facilement 😛

Outil de sourcing des formateurs

Comme vous le savez sûrement, nous dispensons essentiellement des formations Google Workspace, en distanciel et présentiel !

Et une tâche qui revenait assez fréquemment dans le processus de gestion des planning était: trouver le formateur parfait, le plus proche de l’emplacement physique de la formation.

Pour décharger cette partie, qui pouvait être pénible autant pour les formateurs qui recevaient les demandes, que pour la gestionnaire de formation, nous avons souhaités développer une webapp pour palier à ce problème.

Un outil de sourcing des formateurs : qui nous permet de filtrer nos coachs en fonction de leur compétences, et lieu de résidence, en permettant ensuite de les contacter en un clic !

Et demain ? Des outils pour tous ?

Nous n’avons pas la prétention de révolutionner l’écosystème des outils professionnels… mais à notre échelle, nous avons compris qu’un outil bien pensé, c’est avant tout un levier de fluidité, de sérénité et d’autonomie.

Aujourd’hui, l’ensemble de ces solutions, pensées initialement pour nous, sont utilisées par nous, et parfois même au-delà de nous.

Car au fil de nos échanges avec des partenaires, clients ou formateurs externes, une question revenait souvent :

“Mais… vous le vendez ce truc-là ?”

C’est à ce moment-là qu’on a compris qu’on tenait peut-être quelque chose de plus grand que prévu. Quand un besoin devient commun, sa solution a de la valeur. Et si cette solution est bien construite, elle devient une référence.

Du sur-mesure… qui s’adapte aussi aux autres

Alors oui, nos outils ont été créés pour répondre à nos propres problématiques. Mais c’est justement parce qu’ils sont ancrés dans du concret qu’ils ont su trouver un écho chez d’autres structures.

Notre parti pris : ne pas enfermer nos outils dans notre propre manière de fonctionner. Au contraire : les rendre adaptables, évolutifs, modulables.

C’est pour ça qu’aujourd’hui, nous proposons certains de ces outils à nos clients, de manière encadrée, personnalisée, avec un accompagnement spécifique afin qu’ils en tirent un vrai bénéfice.

Bilan ? Moins d’outils, mais de meilleurs outils

Si on devait résumer notre démarche en une phrase, ce serait probablement celle-ci :

“Mieux vaut quelques bons outils parfaitement maîtrisés, que dix plateformes mal exploitées.”

Et c’est un choix que nous ne regrettons pas. Car aujourd’hui, chaque clic compte. Chaque interface doit être intuitive. Et chaque tâche répétitive qu’on automatise, c’est du temps qu’on libère pour ce qui compte vraiment : l’humain, la pédagogie, et l’impact.

Si cet aperçu vous a donné envie d’en savoir plus, ou si vous pensez que certains de ces outils pourraient faire sens chez vous, n’hésitez pas à nous contacter. On sera ravis d’échanger autour de vos besoins !

Numericoach, Des outils pensés avec le cœur, développés avec la tête, et testés avec passion. 💡