L’importance de former ses collaborateurs à Google Workspace

La formation des équipes est un poste de dépense important pour une entreprise. Certaines ne voient pas forcément l’intérêt. D’autres, par manque de temps, de moyens, de connaissances sur les financements … ne franchissent pas le pas de former leurs collaborateurs.
Les formations obligatoires pour les postes sont toujours réalisées par les entreprises mais les formations dites “non obligatoires” et principalement celles liées à la bureautique ont parfois, peu le vent en poupe.
Cela peut paraître anodin, représenter un coût important et peu utile pour l’entreprise mais former ses collaborateurs relève non seulement d’une stratégie gagnante mais aussi d’une obligation légale (on en parlera dans un prochain article. Stay tuned 📻).

Former ses équipes, une stratégie court et moyen termes à définir. 

“ Oulaaaa mais ça coûte super cher de former des salariés ! Pourquoi les former alors qu’on les paie déjà pour leur mission ? A quoi bon les former, j’y gagnerai quoi, moi, employeur ? C’est sûr qu’après ils vont partir à la concurrence. En plus, ils sont déjà efficaces, je ne me plains pas et ne vois pas ce qu’ils vont apporter de plus si je les forme.” Voilà le discours que l’on peut parfois entendre ou que l’on peut imaginer dans la tête d’un employeur. Fort heureusement, depuis quelques années, la formation fait réellement partie de la stratégie des entreprises, quelles que soient leurs tailles : leur stratégie de croissance d’une part et leur stratégie de fidélisation des collaborateurs d’autre part.

Effectivement, former ses équipes fait réellement partie d’une stratégie à court terme (les aider à être plus à l’aise sur leur poste de travail actuel) et à moyen terme (former une personne pour qu’elle monte en compétences et puisse tirer l’entreprise vers le haut, changer de poste…) et ce n’est pas au cas par cas qu’une entreprise se doit de réfléchir à des formations mais bien à l’échelle de son équipe complète.
Cela permet d’anticiper les changements environnementaux, technologiques, concurrentiels … et regarder toujours plus loin, toujours plus haut !

5 raisons pour lesquelles la formation des employés est importante pour le succès d’une entreprise : 

1. Les employés sont au cœur du succès d’une entreprise, ce n’est plus à démontrer !
   “Tout seul on va plus vite, ensemble on va plus loin !” 
2. Investir dans les employés rapporte. Eh oui ! C’est un poste de dépense important mais faire monter en compétence une personne déjà en poste, qui connaît déjà l’entreprise et en partage ses valeurs, vous coûtera toujours moins cher que de recruter une nouvelle personne. 
3. Un personnel compétent fait la différence avec la concurrence sur le même secteur d’activité et participe à une meilleure expérience collaborateur globale.
4. La formation des employés augmente la productivité et la créativité. Grâce aux formations, ils découvrent de nouvelles choses, sont stimulés et ont envie de les implémenter dans la structure, mais en plus ils vont devenir plus efficaces sur leurs missions, plus productifs. Voilà de quoi faire bouger les lignes ! 
5. Le roulement des employés est plus faible lorsqu’ils se sentent valorisés au sein de l’équipe et être formé fait partie des critères importants de fidélisation des salariés dans une entreprise. Surtout chez les jeunes.

Les entreprises sont de plus en plus conscientes de l’importance de la formation pour les collaborateurs, cela est entré dans les mœurs et en utilisant des méthodes telles que la gamification, les classes virtuelles, les e-learning…, la formation est moins perçue comme un moment contraint et pénible, qui dure des heures interminables avec un formateur qui récite son texte. C’est désormais perçu comme un moment fun, de découverte, d’apprentissage coupé du quotidien, qui va l’aider à être plus à l’aise dans son poste de travail et lui offrir des perspectives d’évolution. Les stagiaires sont (en général 😅) heureux de venir en formation. En tout cas, chez Numericoach… 98% de satisfaction globale, c’est qu’ils ne doivent pas être trop déçus ! 😉

La formation des salariés n’est donc pas seulement importante pour le collaborateur, mais c’est aussi une étape cruciale pour le développement de l’entreprise.

Former à la bureautique : quel intérêt ?

Souvent quand on me demande ce que je fais dans la vie et que je réponds, je dirige un organisme de formation sur Google Workspace, les gens me regardent avec des gros yeux ! Je sens qu’ils imaginent que je travaille pour une entreprise vieille et encroutée… alors que pas du tout ! Et j’entends une fois sur deux cette question : 

“Ah bon, y a besoin de former les collaborateurs à Gmail ou à Drive alors qu’on s’en sert tous les jours ? Non mais franchement moi je MAÎTRISE Google, c’est inutile ! ”

Eh oui ! Si vous saviez ! En général, un utilisateur autodidacte qui travaille quotidiennement avec la suite bureautique Google Workspace utilise moins de 20% du potentiel de la suite complète. C’est dommage quand même !

Mais qu’est-ce que la bureautique et comment aller plus loin ?

1/ La bureautique pour automatiser des tâches

La bureautique est un processus d’automatisation du travail que les gens font dans un environnement de bureau. L’objectif de la bureautique est de rendre les tâches les plus répétitives, chronophages et laborieuses plus efficaces et moins sujettes aux erreurs. Les tâches de bureau automatisées peuvent réduire le temps des employés jusqu’à 50 % et donc utiliser le reste du temps pour travailler sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

La première étape de la bureautique consiste à identifier les processus à automatiser. Ce sont généralement ceux qui prennent le plus de temps, nécessitent une intervention humaine ou sont sujets à des erreurs. Une fois ces processus identifiés, ils peuvent être décomposés en tâches individuelles qui peuvent être exécutées par un programme informatique ou une application logicielle. L’étape suivante consisterait à déterminer combien de temps prend chaque tâche et quel niveau de précision elle nécessite, car cela déterminera l’investissement nécessaire pour le développer. La dernière étape serait pour l’entreprise.

Avec Google Workspace, nous pouvons aller très loin et c’est important que l’équipe de Numericoach soit opérationnelle et au taquet ne serait-ce que pour montrer l’exemple aux clients. Non, nous n’envoyons plus d’e-mails avec des pièces jointes (d’ailleurs ça nous irrite beaucoup de recevoir des PDF et des Excel par mail, sachez-le ! Pauvre planète ! 😉) et nous ne nous envoyons pas dix mails pour trouver une date de réunion, Google Agenda le gère pour nous. 

Un collaborateur formé, c’est un collaborateur efficace qui automatise avec des scripts (Google Apps Script), des formules Sheets ou encore des Zaps ou connexions entre applications un certain nombre de processus. Tout ce temps gagné lui permet de faire des choses beaucoup plus valorisantes pour lui et aussi beaucoup plus intéressantes pour l’entreprise.

Voici 4 exemples concrets qui vont mieux vous parler chez Numericoach :

• Dès qu’un formateur a fini une formation, il remplit un “Compte rendu formateur”. Les résultats de son Google Forms tombent dans le canal Slack avec une notification pour l’assistante formation, ce qui permet de réagir dans la minute s’il y a une info à traiter ;
• Dès qu’un devis est signé, une alerte du CRM Hubspot intervient, ce qui nous permet de remercier le client et d’enclencher directement la prestation ;
• Dès qu’un participant s’inscrit en autonomie à notre formation, il reçoit par mail sa convocation et l’événement (annulable) apparaît dans son agenda sans intervention humaine. Cet outil interne s’appelle NUM IEL et permet de faire gagner des centaines d’heures chaque année aux responsables formations d’entreprises comme Air Liquide, Veolia, l’UCPA ou Randstad ;
• Un script permet d’envoyer chaque jeudi aux 70 coachs de l’équipe le planning détaillé de leur intervention de la semaine suivante, de manière nominative. Des dizaines d’heures de gagnées pour Jennifer, notre coordinatrice de formation.

2/ La bureautique comme vecteur de collaboration 

On connaît tous un/une collègue qui galère avec son ordinateur, qui est toujours en train de demander comment on fait telle ou telle formule, qui se dit “non mais la table des matières dans Docs je ne sais pas faire, du coup je demande à Paul à chaque fois”.
Non seulement cela n’est pas productif mais c’est aussi irritant parfois … mais bon ce n’est pas le plus grave ! 😉

Le plus inquiétant à l’échelle d’une entreprise c’est qu’on va se retrouver avec des personnes qui utilisent l’outil Google Workspace comme un outil de traitement de texte simple et qui vont travailler dans Mon Drive. Ces personnes vont parfois devoir s’absenter de l’entreprise, voire même la quitter et on aura beaucoup de mal à retrouver les documents, ils ne seront parfois plus partagés avec les bonnes personnes et cela part aux oubliettes…et on recommence le même travail déjà réalisé.
Utiliser la suite Google Workspace, c’est avoir l’outil magique pour bien collaborer. Et former les collaborateurs permet non seulement de gagner en efficacité mais aussi de limiter le risque d’erreur (notamment avec un partage vers l’extérieur malheureux d’un tableau de suivi compta ultra secret… c’est du déjà vu ! 😉). 

Tout seul, on va plus vite et ensemble on va plus loin…on vous l’a déjà dit ! 😉

En conclusion, n’oublions pas que la première valeur d’une entreprise, ce sont ses Hommes ! Sans collaborateurs, pas d’entreprise, pas d’idéation, pas de collaboration, pas de croissance etc. Alors croyons en eux et misons sur eux, c’est LA valeur ajoutée d’une entreprise !