Les coulisses d’un audit Qualiopi avec Cindy Lebigot de Numericoach

Aujourd’hui, nous plongeons dans les coulisses de la préparation et du déroulement d’un audit Qualiopi avec Cindy Lebigot, coordinatrice de formation chez Numericoach. Cette certification, essentielle pour les organismes de formation en France, garantit un haut niveau de qualité dans les prestations offertes. Cindy nous partage son expérience et ses conseils pour réussir cet audit crucial. Vous êtes prêt ? C’est parti !

Pour commencer, est-ce que tu peux te présenter, ainsi que tes principales missions chez Numericoach ?

Cindy Lebigot : Oui, alors moi c’est Cindy Lebigot, je suis coordinatrice de formation, référente qualité et handicap chez Numericoach depuis le mois de février 2023.. En tant que coordinatrice de formation, je planifie et organise les programmes de formation, assure la liaison entre les formateurs et les participants, et veille à ce que les sessions se déroulent efficacement. Je gère également les aspects logistiques et administratifs pour garantir la qualité des formations dispensées.

Est-ce que tu peux nous expliquer ce qu’est la certification Qualiopi et pourquoi elle est importante ?

Cindy Lebigot : Globalement, Qualiopi est une porte d’entrée au financement de la formation professionnelle en France. Ce n’est pas une obligation, mais c’est un gage de qualité. Les organismes de formation doivent répondre à 7 critères référents chacun à des thèmes précis et 32 indicateurs répartis sur l’ensemble des 7 critères. Pour les financements publics et les OPCO, être certifié Qualiopi est indispensable. Cela permet de garantir des formations de qualité et d’accéder aux financements, ce qui est crucial pour les entreprises et les particuliers utilisant le CPF.

Comment prépare-t-on la certification ? Que ça soit les éventuelles étapes, les documents ou autres.

Cindy Lebigot : La préparation englobe beaucoup de choses. Chez Numericoach, c’était la première fois que je prenais en charge tout un audit. Il y a l’audit initial, ensuite un audit de surveillance entre 14 et 22 mois suivant l’audit initial, et enfin l’audit de renouvellement tous les deux ans.
Pour la préparation c’est un travail quotidien de veille, mais à l’approche de l’audit je me réserve des créneaux pour  passer en revue l‘ensemble des critères et indicateurs. Je sollicite également  l’ensemble des équipes pédagogiques et administratives pour rassembler les preuves nécessaires. C’est un travail collaboratif et qui nécessite d’être concentré et organisé pour ne rien oublier !

Combien de temps prends-tu pour te préparer l’audit en question et comment mets-tu ça en place avec les équipes ?

Cindy Lebigot : En termes de préparation, c’est deux jours de travail complet, répartis en demi-journées. On a un tableau de suivi dans lequel on centralise toutes les preuves. Je sollicite également les équipes pour rassembler les éléments de preuve liés aux critères et indicateurs, comme les compétences des formateurs, les résultats de satisfaction, etc. En réalité, toute l’équipe Numericoach participe r la préparation de l’audit Qualiopi.

Quels outils utilises-tu pour préparer Qualiopi ?

Cindy Lebigot : Nous avons un drive partagé dédié à Qualiopi avec un tableau de veille très important. J’utilise majoritairement Google Sheets, où chaque critère et indicateur est répertorié et détaillé avec les éléments de preuve. Cela permet de ne pas paniquer le jour de l’audit et de rester concentré et organisé.

Comment gères-tu les imprévus et le stress pendant l’audit ?

Cindy Lebigot : Il ne faut pas se déstabiliser. Si tu fais une erreur, il faut l’assumer et rester honnêteL’auditeur va te demander de prouver quelque chose en direct, ce qui peut être stressant, mais il faut rester calme et etre confiant.Si tout au long de l’année on a maintenue la qualité, il n’y a pas de raison et si besoin, on peut toujours demander un peu de temps pour chercher la preuve durant une pause.

Qu’est-ce qui se passe après l’audit chez Numericoach ?

Cindy Lebigot : On est très contents ! (rires) On annonce les résultats à l’équipe et on fête ça. Ensuite, on reprend les axes d’amélioration suggérés par l’auditeur et on les intègre dans toujours dans cette optique d’amélioration continue.s.

Quels sont les bénéfices pour Numericoach d’avoir la certification Qualiopi ?

Cindy Lebigot : C’est un gage de qualité qui aligne tous les organismes de formation sur un même niveau. Cela nous permet de maintenir nos financements auprès des OPCO et d’offrir nos formations à un plus large public. Cela renforce également notre position face à la concurrence et rassure nos clients sur la qualité de nos prestations.

Conclusion

L’audit Qualiopi est un processus exigeant, mais essentiel pour garantir la qualité des formations et accéder aux financements qui sont primordiaux pour certaines entreprises. Grâce à l’expertise et à l’organisation rigoureuse de Cindy Lebigot et des équipes Numericoach, l’entreprise continue de se distinguer par la qualité de ses formations et son engagement envers ses clients. 

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