Les coulisses de Numericoach, organisme de formations & Entreprise de Services du Numérique : les logiciels utilisés (partie 3/3)

Après avoir vu une partie juridique et administrative et le staff nécessaire pour faire tourner un OF, dans ce troisième et dernier épisode, je vous parle des softs utilisés pour faire le job. Allez go ! On ouvre le capot et on vous livre quelques secrets de fabrication, une fois de plus. 

Voici le top 10 des logiciels et applications que nous utilisons :

1/ Google Workspace : sans grosse surprise, tous les collaborateurs (25 en août 2022) sont sur GW la version Business Plus, un formidable florilège d’outils de communication et de collaboration. Oui nous passons du temps dans Gmail, Agenda, Drive, Sheets, Docs, Slides, Agenda, Forms, Jamboard, Keep, Meet ou encore Sites. Waouh ! On ne pourrait pas s’en passer et si on devait garder un seul éditeur ça serait sans nul doute celui-là ! Merci Google de booster notre productivité au quotidien et quel avantage concurrentiel d’utiliser ces outils magiques.

2/ Slack : un outil de chat vraiment génial qui régule notre quotidien et diminue considérablement le nombre de mails. Pour le moment, Numericoach n’est pas encore sur Google Chat et je vous invite à lire cet article sur les différences entre les deux outils sur Numeriblog pour en comprendre les raisons. D’ici la fin de l’année 2022, il se peut que nous basculions sur Google Chat mais en attendant, nous adorons Slack à la fois pour les internes (les collaborateurs salariés) mais aussi pour les externes (le réseau de 75 coachs freelance). Nous avons deux espaces de travail distincts et avons mis en place un certain nombre d’automatisations et notifications. Par exemple, Marina, chef de projet et CSM nous a paramétré une alerte quand un devis est signé, quand un nouvel abonné s’inscrit à la newsletter, ou quand une demande arrive dans le formulaire de contact. L’équipe dégaine en quelques secondes. C’est magique, les prospects et clients adorent…

Slack est utilisé en version d’essai gratuitement.

3/ Livestorm : c’est notre outil de prédilection pour l’organisation des webinaires. Plus de 7 saisons et 10.000 personnes inscrites, l’outil permet de gérer les inscriptions, gérer le live ou encore les replays à la demande. Cocorico, c’est un produit français et les évolutions sont régulières. Nous ne pourrions plus nous en passer. Rémi, notre développeur a mis en place des automatisations comme un abonnement à la newsletter en cas d’inscription au webinaire, si le participant est d’accord bien sûr. Le budget est d’environ 1.000 euros par an pour un nombre illimité de Webinaires.

4/ Hubspot : c’est l’outil génial qui a changé notre vie en 2022. CRM, outil pour paramétrer les newsletters ou les réseaux sociaux, Hubspot permet aussi de créer des tunnels ou séquences de mails. Hubspot permet aussi de scorer des leads et de déposer des livres blancs (échangeables contre un formulaire bien rempli). Le coût est supérieur à 1.000 euros par mois pour “cette machine de guerre” et tellement simple à gérer.

5/ Clickup : passage de toute l’équipe durant l’été sur ce formidable outil de gestion de projets et de tâches. C’est encore Marina qui a mis en place cet outil après quelques mois sur Asana. Clickup est vraiment complet et surpasse tous les outils du marché. Chaque jour, chacun sait ce qu’il a à faire et ce que font les collègues (transparence totale). Efficacité maximale, les projets défilent vite et les tâches sont cochées chaque heure. Nous n’avons jamais été aussi efficaces qu’avec cet outil bien paramétré. N’hésitez pas à nous consulter pour les réglages ultimes.

6/ Dendreo : c’est l’ERP pour piloter les formations. Après un court passage chez Digiforma et Ypk Hop3Team, c’est finalement cet outil que nous avons choisi pour nos besoins spécifiques. Nous avons eu la chance de rencontrer cette équipe de dingue. Que de temps gagné chaque jour pour piloter les formations Numericoach. N’hésitez pas à relire cet article de Jennifer, coordinatrice de formations, Dendreo est votre allié pour Qualiopi.

7/ Camtasia et Snagit de TechSmith : allez deux d’un coup. Camtasia est un outil parfait pour PC et Mac pour faire de la captation de tutoriels vidéos sur Google Workspace mais aussi pour gérer le montage. Tandis que Snagit permet de faire des captures d’écran sophistiquées, de les annoter, et bien plus encore. Chaque jour notre équipe de rédacteurs, formateurs et concepteurs pédagogiques créent de la matière avec ces deux outils.

8/ Zoho One : historiquement nous gérions notre crm sur Zoho Crm et notre facturation sur Zoho Books. Aujourd’hui dans la suite Zoho, nous utilisons Zoho Sign pour les signatures électroniques, Zoho Books pour la facturation, et avons basculé le CRM sur Hubspot. Zoho Books me permet de voir qu’à l’instant où j’écris ces lignes, il y a plus de 250 K€ d’encours clients dans quasiment 200.000 euros de factures en retard. Un clic et tout le monde est relancé, c’est magique, mais rien de mieux qu’un coup de téléphone avec Google Voice pour faire rentrer la trésorerie.

9/ Zapier : Chez Numericoach on use et abuse des zaps’, ces actions d’automatisations qui permettent d’automatiser des actions sur plus de 1.000 outils. Quelques exemples concrets, quand un candidat postule, il reçoit un formulaire automatiquement puis le second 3 jours plus tard. Nous avons plus d’une centaine de zaps mis en place, ce qui nous fait gagner quelques postes.

10/ Gather sera le dixième que je vous présente. Difficile de s’arrêter à 10 outils car en réalité nous en utilisons des dizaines. Gather est un logiciel mélangeant visioconférence et déplacement dans un univers virtuel en 2D. Étant donné que toute l’équipe est en full remote (en télétravail), nous nous retrouvons régulièrement dans cet espace pour les moments de détente hebdomadaires, lors du point hebdo sur Click up pour monter en compétences ou encore lors des hackatons mensuels (pour avancer en mode sprint sur des projets). Pour finir cet article, je vous présente les locaux que Laurine a conçus et personnalisés. La grande table en haut à droite sert pour faire une réunion d’équipe, les petits salons pour se voir en 1:1, le billard pour passer un moment de détente, etc.