La boîte à outils du formateur ! Partie 2/2

Vous avez aimé la première partie de la boîte à outils du formateur?  Vous attendiez la suite avec impatience. Allez c’est parti on vous dit tout ! 

Les outils invisibles 

Passons maintenant dans les backstages, là où se trouvent les outils qu’un formateur ne vous montrera jamais!

Le scénario pédagogique (QUALIOPI)

EEEEET… ACTION ! Vous avez toujours rêvé d’être Steven Spielberg, mais n’avez jamais réussi ? Grâce au scénario pédagogique, vous serez bientôt vous aussi une star de cinéma !

Blague mise à part, le mot scénario n’a pas été choisi au hasard, le but de ce document est d’expliquer tout ce qui va se passer pendant votre formation, et de regrouper tout ce dont vous aurez besoin sur un seul et même document. 

Les indispensables à voir apparaître sont :

• le titre de la formation et sa durée ;
• les différentes séquences et leur minutage ;
• les objectifs rattachés à chaque séquence sont issus du programme de formation ;
• le déroulé pédagogique (plus ou moins détaillé) ;
• la liste de tous les outils (numériques ou physiques) nécessaires et où les trouver ;
• des conseils d’animation (optionnel).

C’est un document commun qui est rattaché à une formation et non à un formateur, à ne pas confondre avec la trame de formation qui elle est personnelle. 

C’est pour cette raison qu’il est plutôt difficile de trouver une mise en forme qui fasse l’unanimité dans une équipe ! Vous trouverez toujours la team tableau vs le scénario rédigé, la team papier vs le numérique, la team Sheets vs Docs etc.

Partez du principe que vous ne réussirez pas à mettre toute une équipe de formateurs d’accord, alors testez vos scénarios, récoltez les retours pour aboutir à la meilleure version possible. Si vous êtes seul aux commandes, amusez-vous et construisez un scénario qui vous ressemble. 

Exemple partiel d’un scénario pédagogique chez Numericoach

La trame de formation

La trame de formation est un document personnel à chaque formateur et totalement optionnel. Il s’agit bien souvent d’une version allégée ou personnalisée (au niveau de la forme pas du contenu) d’un scénario pédagogique rédigé par quelqu’un d’autre afin de prendre en main une formation et de se l’approprier. 

Chez Numericoach, nous laissons le choix et la possibilité à chacun de nos formateurs de réaliser leur propre trame selon leurs habitudes professionnelles. 

Si vous souhaitez réaliser votre propre trame, nous vous conseillons un outil très simple, efficace ou ergonomique (seul bémol : il n’est pas intégré à Google Workspace). Voici Modulo ! 

Les outils de gestion 

À ce stade là vous vous dites : “c’est bon, j’ai tout ce qu’il me faut pour partir en formation !” Loupé ! Vous n’avez que le strict minimum pour que la formation se déroule mais pas encore tous les outils dans votre boîte. Les outils de gestion ne doivent pas être pris à la légère. Leur but est de créer un cadre bienveillant et adapté ou encore de recueillir des informations pour évaluer et améliorer chaque module. 

Le test de positionnement

“Le participant n’avait pas le niveau requis pour cette formation”. Cela vous est-il déjà arrivé de vous dire ça ? Si oui, avez-vous fait réaliser un test de positionnement à vos futurs stagiaires ? 

C’est un passage incontournable pour permettre aux participants de s’inscrire sur le bon niveau qui leur permettra de monter en compétence de manière progressive pour atteindre leurs objectifs. Vous pourriez être tentés de vous dire “oui mais c’est déjà écrit sur la fiche programme, les personnes la lisent et s’inscrivent à la formation qui les intéresse”.

En raisonnant ainsi, vous risquez de vous retrouver avec des groupes très déséquilibrés et donc avec des personnes dont soit leurs besoins soit leur niveau n’est pas en adéquation avec le programme de formation. 

Pour le stagiaire bien souvent : 

• il peut s’être inscrit sans lire la fiche programme ;
• les objectifs de la fiche programme ne sont pas assez clairs pour lui ;
• il s’inscrit sur le niveau qu’il souhaite atteindre en fin de parcours sans tenir compte des pré-requis.

Afin d’écarter tout doute possible, faire passer un rapide test de positionnement permet au formateur de ne pas avoir à jongler avec de la différenciation pédagogique de l’extrême et au stagiaire de monter en compétences plus efficacement. 

A noter que le test doit donner lieu à une recommandation de positionnement sur un niveau, en aucun cas l’on ne peut imposer une inscription à un niveau. En revanche, en cas de retour d’enquête de satisfaction mentionnant que le niveau n’était pas adapté, ce test servira de preuve pour justifier.

Gamification / icebreakers

L’arrivée en formation est un moment clé pour le déroulé, en quelques minutes elle va donner le “la” pour la suite. 

Pour éviter le tour de table classique et parfois ennuyant, rien de mieux que de faire connaissance avec les participants de manière ludique pour mettre tout le monde à l’aise. 

Pour créer un cadre engageant et qui laisse place à la parole de chacun rien de mieux que de débuter une formation avec une activité courte (moins de 10 minutes) de type “brise glace”. 

Laissez parler votre imagination en proposant une activité interactive: 

• une météo des humeurs ;
• un jeu qui permet aux participants de se présenter ;
• une question un peu insolite en rapport avec le sujet de formation.

Le champ des possibles est vaste et les outils sont multiples!

En manque d’idées ? Consultez notre article dédié à ce sujet.

Recueil des attentes et des besoins

Moteur….. Et action ! Loupé, il est encore trop tôt pour débuter le formation ! Il est important de ne pas négliger de prendre en compte les besoins des participants inscrits :

• pour pouvoir adapter le contenu si besoin ;
• pour avoir un guide de différenciation pédagogique si besoin ;
• car c’est une obligation Qualiopi (et heureusement !).

Dans l’idéal, ce recueil se fait en amont pour permettre au formateur de faire les derniers ajustements de trame de formation avant le début de la formation et cibler les profils des stagiaires. 

Cela peut être : 

• une réponse à l’écrit des participants ;
• inclus dans l’icebreaker ;
• une réponse orale des participants que le formateur compilera à l’écrit.

Chez Numericoach nous avons fait le choix de passer par l’extranet Dendreo pour cette partie. Elle nous permet de demander aux participants de renseigner ces informations en amont et si besoin le formateur peut compléter à l’écrit lors de l’introduction. 

L’après formation

Vous pensez qu’une formation se termine lorsque la dernière notion au programme a été abordée ? Grave erreur ! Un bon film ne se termine jamais après le tournage de la dernière scène. Entre intérêts pédagogiques et obligation légale, n’oubliez pas d’intégrer dans votre scénario pédagogique (et donc de prévoir du temps) ces trois phases incontournables ! 

Évaluation des acquis

La bête noire de tout pédagogue (et peut-être de tous les apprenants !), j’ai nommé : l’évaluation. 

Pourquoi ? 

D’abord parce que c’est une notion très complexe (voir fourre-tout lorsque l’on n’a pas été formé), ensuite parce qu’entre tous les styles d’évaluation on ne sait pas laquelle choisir, enfin parce qu’une fois les deux premiers problèmes résolus on se pose la question “et en pratique comment je fais ? ” 

Bien souvent, on est tenté de baisser les bras face à la difficulté de la tâche mais malheureusement c’est le seul et unique moyen de juger l’efficacité d’une action de formation en mesurant (de manière plus ou moins subjective) les progrès des stagiaires. 

La question à se poser : qu’est-ce que je veux évaluer ? 

La réponse : le degré de maîtrise des objectifs de la fiche programme (d’où l’importance de leur rédaction). 

Le choix le plus connu : l’évaluation sommative

Celle-ci, vous la connaissez tous ! C’est l’évaluation sur table notée que vous avez tous connue (ou subi) un jour ou l’autre. 

L’avantage : le degré de précision des résultats obtenus est le plus fin et le plus facilement exploitable (souvent une note). 

Inconvénient : cela peut être perçu comme infantilisant voire frustrant ou démotivant pour ceux qui échouent et en cas de correction manuelle c’est chronophage pour le formateur.

Le choix le plus pédagogique : l’évaluation formative 

Véritable Graal du pédagogue, l’évaluation formative est celle qu’on voudrait tous mettre en place. Elle consiste en une évaluation au fil de l’eau des stagiaires, bien souvent basée sur des observations lors des exercices d’entraînement.

Avantages: le stagiaire n’a pas l’impression d’être évalué et donc bien souvent réussi mieux !

Inconvénient : le formateur doit être très attentif lors des sessions de formations et prendre des notes sur chacun des stagiaires afin de pouvoir fournir un bilan écrit ainsi que des preuves de réalisation d’exercices.

Le choix le plus facile : l’autoévaluation 

L’autoévaluation est une évaluation (et qui tient la route !). Le principe ? Les stagiaires s’auto-évaluent, souvent avec un système de notation sur ce qu’ils se sentent capable de faire en fin de formation.

Pour que ce type de formation ait plus de valeur et d’impact il est important de le faire en début et en fin de formation.

Avantage : facile et simple à mettre en place, le stagiaire ne se sent pas juger. 

Inconvénient : la subjectivité des résultats obtenus peut être discutable.

Vous voulez devenir un ninja de l’évaluation? Alors pourquoi ne pas utiliser les trois, pour des résultats mesurables et un impact accru ! 

Bilan et enquête de satisfaction

Un bilan oral peut être fait à minima pour sonder les participants sur ce qu’ils ont retenu de la formation.  Vous pouvez aussi bien imaginer une activité plus fun avec des outils plus ludiques pour effectuer cette phase, tels que : 

• nn nuage de mot ;
• un tirage au sort de phrase comme “ce que j’ai le plus aimé dans cette formation c’est …” ;
• un mur libre de réactions.

L’important est de faire s’exprimer les participants sur ce qu’ils viennent de faire, pour ancrer les apprentissages et si besoin les orienter vers des ressources complémentaires ou encore d’autres formations. 

En complément de ce bilan, une enquête de satisfaction doit aussi être proposée (obligation Qualiopi). L’objectif est de pouvoir améliorer la formation que ce soit d’un point de vue contenu, pédagogique, gestion par le formateur ou encore organisationnel.

Compte rendu de formation

Voilà, c’est fini ! Clap de fin pour votre formation. Il est temps de dire au revoir à vos participants (avec plus ou moins de tristesse). Pour vous, le travail n’est pas terminé ! 

Afin de pouvoir compiler les informations essentielles sur le déroulé de chaque session, il est important de remplir un compte rendu détaillé de ce qui s’est passé (de bien ou de moins bien). Cela permettra de mettre en relief le contenu des enquêtes de satisfaction des participants.

 Nous vous donnons rendez-vous sur Numericoach pour découvrir toutes nos formations, et nos   dispositifs de formations pour accompagner les apprenants afin qu’ils soient à l’aise dans le milieu professionnel. Et pourquoi pas, envisager une reconversion pour devenir futur formateur ? Sait-on jamais !