Comment bien préparer sa venue en formation ?

Formateur et apprenant, armez-vous pour une formation en toute sérénité !

Préparer sa formation : pourquoi ? Pour qui ?

Que l’on soit formateur ou apprenant, il existe des incontournables à respecter pour débuter une session de formation en toute sérénité.

Une formation mal préparée c’est souvent :

• Des apprenants déçus par un programme ne correspondant pas à leurs attentes ;
• Des apprenants frustrés car le niveau de la formation dispensée était trop élevé ou trop faible ;
• Un formateur qui repart avec le sentiment de ne pas avoir aidé les apprenants à monter en compétences ;
• Une perte de temps en début de formation pour régler des soucis qui auraient pu être anticipés ;
• Une perte d’efficacité générale de l’action de formation et une démotivation de l’apprenant et du formateur. 

Bien que l’essentiel du travail soit accompli par le formateur et l’organisme de formation, les apprenants ont également un très grand rôle à jouer dans ce travail d’anticipation. Il est très compliqué d’arriver à une formation “comme un cheveu sur la soupe” sans avoir auparavant effectué quelques contrôles.

Dans cet article, nous vous proposons une checklist et des éclairages sur les points d’attention incontournables !

Apprendre à se connaître avant de se rencontrer 

Préparer son ”date”

Se rendre à une formation c’est un peu comme se rendre à un premier rendez-vous amoureux : c’est plutôt désagréable de découvrir son partenaire au dernier moment ! 

Du point de vue du formateur, il va s’agir de recueillir les informations suivantes :

• Les attentes et les besoins des formés ;
• Le niveau des formés.

Du point de vue de l’apprenant, il faudra s’assurer que :

• Vous vous soyez inscrit à une formation en adéquation avec ses besoins et son niveau (par une lecture complète du programme et pas seulement du titre de la formation) ;
• Vous ayez rempli et complété les divers documents transmis en amont par l’organisme de formation (évaluation du niveau par exemple).

Tout cela induit donc une communication qui démarre parfois plusieurs semaines avant le jour J. Pour vous y aider, plusieurs outils sont possibles !

Les outils 

L’entretien

Souvent effectué avec les responsables de formation des entreprises pour un groupe de collaborateurs, il peut aussi être envisagé en individuel afin de correspondre à des attentes très spécifiques. Le but étant de cibler les besoins par une discussion orale. 

Le recueil des attentes à l’écrit 

Que ce soit par un questionnaire à questions ouvertes, par mail ou par une plateforme tierce ; c’est un indispensable d’avant formation. Le but est de regrouper précisément les attentes de chaque apprenant avec des questions comme “ à la fin de cette formation j’aimerais être capable de …”

Le test d’auto-positionnement

Il permet aux apprenants de s’auto-évaluer grâce à une échelle de niveau. Très utile lorsque l’on hésite entre deux niveaux de formation dont on connaît le programme ; il peut aussi s’avérer être un piège pour le formateur. La base de cet outil étant l’auto-évaluation, il ne reflétera jamais le niveau réel des apprenants et vous pourriez avoir quelques surprises !

Le test de positionnement ou évaluation diagnostique

C’est l’outil le plus fiable pour connaître le niveau des participants. Il consiste en une évaluation notée donnant lieu à une classification par niveau et permettant une réorientation efficace vers la formation la plus adaptée. Cependant cela reste la solution la plus chronophage tant pour le formateur (élaboration, communication,correction, analyse des résultats) que pour les apprenants (temps de réponse). S’il est mis en place, il doit conditionner l’accès à la formation pour s’assurer que tous les participants l’aient passé. 

Les formalités administratives et modalités d’accès 

On s’en passerait bien mais c’est essentiel !

Les formalités administratives… Une étape que beaucoup repoussent voire négligent. Et pourtant elles conditionnent le bon déroulement des formations en :

• Les planifiant (date, heure, nombres de participants) ;
• Les facturant ;
• En assurant le suivi.

Là aussi, il va s’agir que les deux parties (le formateur et la personne formée) communiquent et travaillent main dans la main. 

Ainsi, le formateur et l’organisme de formation vont :

• Vérifier les horaires de la formation et le lieu (en visioconférence si distanciel) ;
• Vérifier le programme à dispenser et l’accès à toutes les informations ;

• Envoyer la convention de formation au client ;
• Envoyer la convocation aux stagiaires ;
• Préparer la salle de formation (visioconférence ou salle présentielle) ;
• Inviter les participants si visioconférence ;
• Envoyer la demande pour les émargements électroniques.

Et donc les apprenants et le client veilleront à :

• Répondre à l’invitation en fonction de leur disponibilité ;
• Avoir accès au matériel nécessaire ;
• Avoir accès au lieu de formation ;
• Émarger le jour de la formation.

Les outils et personnes clés

Toute cette organisation millimétrée repose sur des personnes et des outils. Le choix judicieux de ces ressources permet des démarches simplifiées et un accès aux formations facilité. 

Une équipe de choc !

Chez Numericoach, notre pôle formation composé d’une coordinatrice de formation, d’une assistante de formation, d’une directrice des opérations et d’une cheffe de projet guide efficacement clients, apprenants et formateurs vers la formation adéquate ! Voici le lien vers l’article dédié.

Un logiciel pour centraliser et automatiser 

Dendreo est le logiciel choisi par Numericoach (parmi les nombreux outils disponibles). Indispensable pour l’organisme de formation et les apprenants, il fonctionne comme un point névralgique en regroupant les informations ainsi que les actions essentielles :

• Émargement par les participants et validation par le formateur ;
• Automatisation des envois ;
• Questionnaire d’auto-positionnement (avant et après l’action de formation) ;
• Évaluation de l’action de formation et des stagiaires.

Pour tout savoir sur les coulisses d’un organisme de formation 

Formateurs, futurs formés (ou les deux !) vous voilà maintenant fin prêts à affronter votre formation dans les meilleures conditions possibles !