Comment accompagner les utilisateurs dans l’adoption de Gemini ?

Il y a la théorie : celle des keynotes californiennes ou de votre fil d’actualité LinkedIn où tout est fluide, magique et instantané.
Et puis il y a la pratique : celle du lundi matin à 9h00, au moment d’annoncer à vos équipes que “ça y est, l’IA arrive pour tous”.
Bizarrement, il n’y a qu’à la DSI que tout le monde est content (sauf quand ils pensent à tous les tickets support qui vont arriver). Le reste de l’entreprise commence à s’inquiéter. A tord ou à raison, peu importe. Mais les faits sont là, l’incertitude de ce que sera son métier demain monte d’un cran.

Le vertige de l’IA : entre saturation et obsolescence

Pourquoi ce blocage peuvent penser certains ?
Mais pour moi c’est une réaction tout à fait légitime. Parce que l’IA touche à l’intimité de nos métiers. Lorsque l’on évoque le « gain de productivité » auprès des collaborateurs, le message est souvent perçu comme une menace déguisée.
Certains entendent « si je réalise ma tâche en dix minutes au lieu d’une heure, on va m’en demander 5 fois plus !” ou “on va donner cette mission que j’adore à quelqu’un d’autre parce qu’il pourra le faire avec l’IA et moi je n’y comprends rien”.
C’est la crainte légitime d’une course effrénée à la rentabilité, où l’humain deviendrait un simple exécutant piloté par un algorithme. À cela s’ajoute le syndrome de l’imposteur : la peur d’être dépassé techniquement, de ne pas savoir « parler à la machine », là où la jeune génération semble maîtriser le « prompt » comme une deuxième langue vivante.

Côté direction, l’inquiétude est plus pragmatique. On redoute la fuite de données, le shadow IT prend une autre dimension, la fracture numérique se creuse à chaque nouvelle avancée technologique mettant chaque fois plus en difficulté les collaborateurs, on se demande quel budget mettre et avec quel ordre de priorité tellement tout va à vitesse grand V, choisir si on fait développer un outil ou si on attend que l’IA puisse le faire directement…

En bref, les décisions sont difficiles à prendre et les utilisateurs en difficulté.

La courbe du changement : de la friction à l’adoption

Implémenter l’IA, c’est accepter que vos équipes traversent une zone de turbulence. Le passage du scepticisme à l’adhésion ne se fait pas en un claquement de doigts.

Voici les étapes clés de cette courbe d’adoption de l’IA :

1. Le rejet
   Manifestation typique : « Je n’en ai pas besoin, je gère très bien mon tri de candidatures tout seul. L’IA ne va pas m’apprendre mon métier quand même ! »
   • Ce qu’il se passe : c’est avant tout l’expression d’une fierté professionnelle et d’une inquiétude sur l’avenir de ses missions ou une incompréhension des capacités de l’outil. L’utilisateur perçoit l’IA, non comme un assistant, mais comme un remplaçant potentiel ou, au minimum, un juge sur l’efficacité de ses méthodes actuelles.
   • Il craint une déqualification de ses compétences et une perte de contrôle sur son travail. 
2. La frustration 
   • Manifestation typique : l’utilisateur tente l’expérience, mais l’IA génère une réponse imparfaite, incomplète ou erronée. Le verdict tombe rapidement : « L’outil manque de pertinence. Ce n’est pas encore efficace, ce qui me fait perdre mon temps. »
   • Ce qu’il se passe : l’utilisateur a souvent des attentes irréalistes ou n’a pas encore acquis les compétences nécessaires pour formuler des prompts efficaces. Il est dans une phase d’apprentissage où le fossé entre la promesse technologique et l’expérience concrète génère de l’agacement. C’est le moment crucial de la formation ciblée et de l’accompagnement, où l’on enseigne non seulement comment utiliser l’outil, mais surtout comment lui parler pour obtenir des résultats exploitables. L’accent doit être mis sur l’itération et la correction mutuelle.
3. Le déclic
   • Manifestation typique : il survient souvent de manière inattendue, grâce à un cas d’usage non seulement élémentaire, mais surtout immédiatement impactant et sans effort majeur.
   • Ce qu’il se passe : L’utilisateur réalise que l’IA peut décharger une charge mentale significative et lui offrir un gain de temps quantifiable. La perception bascule : de menace, l’IA devient un levier d’efficacité personnelle. Ce moment est souvent viral, car les utilisateurs partagent leur succès avec leurs collègues, agissant comme des ambassadeurs.
4. L’adoption raisonnée
   • Manifestation typique : l’outil devient un « collègue silencieux », discret, mais indispensable. Il est activé de manière réflexe pour des tâches spécifiques sans nécessiter de réflexion consciente.
   • Ce qu’il se passe : l’utilisateur a intégré l’IA dans son quotidien. Il comprend ses limites et ses forces, et l’utilise de manière stratégique. Le rôle de l’IA est désormais clair : prendre en charge les tâches répétitives, chronophages et à faible valeur ajoutée pour permettre à l’humain de se concentrer sur l’essentiel : la pensée critique, la stratégie, la créativité, l’émotionnel et l’interaction avec d’autres humains.

C’est l’atteinte de la promesse de l’augmentation humaine, où l’expertise du professionnel est non pas remplacée, mais amplifiée.

Notre mission chez Numericoach est de réduire drastiquement la durée des deux premières phases pour provoquer ce déclic rapidement.

La méthode Numericoach pour accompagner les équipes

L’époque des formations catalogues de trois jours, ultra standardisée, où l’on survole 150 fonctionnalités oubliées dès le lendemain, est révolue. L’efficacité exige du pragmatisme et de la personnalisation à votre contexte, votre niveau de maturité, vos objectifs, votre budget.

Chez Numericoach, il est impossible d’avoir deux projets identiques tout simplement car chaque entreprise est différente et que l’on adore plus que tout s’adapter !

Ceci dit, même si dans le déroulé chaque projet est unique, il y a quelques grandes idées que je suis ravie de partager avec vous : 

1ère étape –  Démystifier pour rassurer 

Nous commençons par rétablir les faits. Non, Gemini n’a pas vocation à remplacer votre métier et ce n’est pas de la magie. Nos sessions d’acculturation visent à replacer l’outil dans son contexte : un assistant puissant, parfois bluffant, parfois limité.
Comprendre ses failles, c’est reprendre le contrôle. Nous testons en direct, nous analysons les erreurs ; cette transparence détend l’atmosphère et favorise l’apprentissage.

Sous format webinaire d’une heure et pouvant accueillir plusieurs centaines de personnes, c’est la première étape qui permet de mettre les apprenants dans de bonnes dispositions pour accepter la suite du parcours.

2ème étape – Prouver le gain, pour eux, par des cas concrets du quotidien 

C’est la clé de voûte de notre accompagnement : du concret !
Former un comptable à la génération d’images créatives est un non-sens.
Nous partons de la réalité du terrain.

En partant des fiches de postes, des métiers, du secteur de l’entreprise et de tous les éléments que l’entreprise peut nous fournir, nous préparons des formations d’une demie-journée démontrant des cas d’usage parlants pour garantir l’effet wouahou et montrer rapidement le gain qu’ils peuvent tirer de Gemini.

Notre plus grande victoire : nous avons eu une apprenante qui a pleuré en réalisant comme son quotidien allait être allégé de tâches pénibles.

3ème étape – Sécuriser la pratique par la répétition

On aurait aimé se dire que d’avoir investi dans des formations pour toutes les équipes aurait suffit… mais non ! En effet, penser que d’avoir donné une information par un seul canal à une personne suffit à la former et lui faire adopter un outil est une hérésie.

Les vrais obstacles surgissent une fois seul devant l’écran. Et c’est là qu’il ne faut surtout pas laisser le doute s’installer chez l’utilisateur.

Nous déployons alors une ou plusieurs solutions :

• Support 1:1 : un accompagnement individuel, en 1:1 sur un créneau de 30 minutes, en visio avec un expert où exposer son cas. Véritable filet de sécurité qui permet aux collaborateurs d’oser expérimenter sans la peur d’être jugé, c’est la méthode la plus efficace que l’on ait pu tester. 
• Webinaires réguliers : l’IA avance plus vite que n’importe quelle autre technologie que l’on a implémentée dans les entreprises jusqu’à aujourd’hui. Maintenir le niveau de connaissance n’est pas facile. Notre méthode de webinaires réguliers, très pragmatiques, courts et interactifs peuvent être enregistrés et mis à disposition sur votre intranet permettant de maintenir l’émulation autour de ce sujet passionnant mais aussi les compétences des équipes. 
• Communauté et communication régulière : par mail, dans un salon Google Chat, dans une communauté (par exemple: LumApps) ou sur des affichages dynamiques (par exemple : solution Comeen), nous créons des visuels engageants et dynamiques, orientés trucs et astuces à mettre en pratique immédiatement   

4ème étape – Créer une dynamique interne 

Le changement culturel ne se décrète pas par une note de service ou par un projet de 4 mois en interne, il se propage par la preuve et dans le temps.

Deux systèmes de dynamique interne peuvent être envisagés :

1. Les Ambassadeurs : ces collaborateurs moteurs, nous vous conseillons de vraiment les chouchouter, les impliquer dès le début du projet et en faire des “champions de l’IA”. C’est eux qui partageront les succès à la machine à café, qui rassureront leurs pairs mais qui aussi auront pour mission de maintenir le niveau de connaissances de leurs collègues.
   Former 5 ambassadeurs pour 100 collaborateurs sur un niveau très avancé d’utilisation et sur la capitalisation des ressources est un excellent investissement pour votre entreprise ! 
2. GSkills : si l’humain est le cœur du changement, la gamification en est le moteur. Pour éviter que l’apprentissage ne s’essouffle une fois la formation terminée, nous misons sur GSkills. Cette solution permet de transformer la montée en compétences en un parcours ludique et stimulant. Concrètement, l’outil cartographie avec précision le niveau de maîtrise de vos équipes sur Google Workspace, l’environnement Chromebook et, bien entendu, sur les nouveaux usages de Gemini. L’intérêt est double.
   D’abord pour le collaborateur : il sort du flou, valide ses acquis à son rythme, se sert de la plateforme comme d’un support utilisateur (on nous dit dans l’oreillette que cela permettrait aussi peut-être d’aller le support IT des questions de base), apprend tout en s’amusant en gagnant des badges et des certifications.
   Ensuite pour l’entreprise : fini les dépenses exorbitantes dans la mise à jour du contenu qui à peine sorti est déjà périmé (Google va troooop vite !), résolu le souci de donner des connaissances à toutes les BU à travers le monde, traité le sujet de “on ne peut pas former tout le monde cela coûte cher”, fini le pilotage au « doigt mouillé ». Vous disposez de données factuelles pour identifier vos talents cachés (vos futurs ambassadeurs !) et proposer des sujets très précis à ceux qui en ont réellement besoin. 

Au-delà de la performance : la charge mentale

Au final, quel est le véritable bénéfice ? Les entreprises parlent de performance ; nous préférons parler de charge mentale. Une IA bien implémentée marque la fin du syndrome de la page blanche, la fin de la recherche fastidieuse dans une arborescence de fichiers complexe, une expérience collaborateur fluide et efficiente.
Ce que nous apportons, ce n’est pas seulement de la technologie. C’est du temps retrouvé pour ce pourquoi vos collaborateurs ont été embauchés : réfléchir, créer et décider. Une prérogative qu’aucune IA ne saura leur enlever.
A nous, entreprises, collaborateurs et Numericoach de mettre en place la combinaison la plus optimisée pour favoriser l’adoption de ces outils magiques et rendre le quotidien de l’entreprise plus efficient. 

Stéphanie Girodet