Qu’est-ce qu’une usine de remédiation ?

Au détour d’un article ou d’une conversation, vous avez peut-être déjà entendu les termes de « remédiation » et plus particulièrement « usine de remédiation », sans trop savoir ce qu’ils désignaient. Un énième terme technique mystérieux dont vous ne savez pas nécessairement trop de quoi il retourne. Mais une usine de remédiation n’a rien de mystérieux, c’est en réalité une pratique assez courante pour toute entreprise numérique qui connaît une certaine longévité ! C’est à découvrir dans cet article. 

Une usine au figuré pour un problème bien réel

Le terme de remédiation a plusieurs sens en informatique, mais dans le cadre qui nous intéresse, la remédiation a un sens très simple : c’est la procédure qui consiste à transformer un outil d’un contexte vers un autre. L’outil en question peut être très simple, comme un tableur que l’on doit amener d’Excel vers Sheets, ou bien plus complexe, comme une application fonctionnant sous Windows qu’il faut désormais amener sur un Chromebook. 

La mise en place d’une usine de remédiation s’effectue lorsqu’une entreprise souhaite changer une partie ou l’ensemble de ses outils d’un environnement vers un autre. C’est un ensemble de processus et de pratiques, gérés par une équipe dédiée, qui va s’occuper de trouver les solutions de remplacement, les mettre en place avec un suivi régulier des utilisateurs. Le but étant que les nouveaux outils du nouvel environnement correspondent au mieux aux besoins auxquels répondent les anciens, et assurer la maintenance de ceux-ci. On parle d’usine de remédiation puisque c’est vraiment une chaîne de travail complète qui assure un travail conséquent de transformation.

Numericoach : Transformer, améliorer et recontextualiser vers l’environnement Google

Migrer vers un nouvel environnement n’est pas la chose la plus aisée, et il est toujours bon de demander à des experts leur savoir-faire. Et s’il y a une chose que nous connaissons bien chez Numericoach, c’est l’environnement Google ! Les demandes de remédiation pour passer vers l’écosystème du géant américain sont nombreuses, et à raison : Google Workspace offre de nombreux avantages, que ce soit avec l’accès en ligne ou la collaboration directement intégrée dans tous leurs outils, sans oublier une grande interconnectivité entre les logiciels et une multitude de possibilités pour les améliorer et les enrichir. Il y a aussi les Chromebooks, qui demandent une attention toute particulière pour familiariser les utilisateurs afin que tout le monde puisse retrouver ses applications préférées ou leurs équivalents.

Chez Numericoach, la mise en place d’une usine de remédiation passe par plusieurs étapes :

• la rencontre avec le client : Bien qu’évidente, elle est aussi indispensable pour établir correctement le périmètre d’action de la remédiation. Qu’est-ce qui pousse à cette remédiation ? Quel est le besoin exact, et comment la remédiation y répondra ? Qui sera concerné ? Quels sont les outils impactés ? Tant de paramètres et de questions à prendre en compte dès le début pour ne rien oublier en cours de route ! Il faudra bien sûr prendre aussi rendez-vous avec chaque référent métier pour comprendre son cas spécifique et le remédier correctement, afin de comprendre le contexte de l’application et ses liens avec le système d’information. Cela nécessite donc derrière des comités d’arbitrage fréquents pour s’aligner avec la stratégie de l’entreprise, surtout en gardant bien en tête qu’une remédiation ne pourra jamais s’effectuer à 100% : certaines solutions, pour des raisons diverses qu’il faudra tracer et expliciter, ne pourront pas être migrées vers le nouvel environnement ; 

• la mise en place de l’équipe et des solutions : Les besoins d’une remédiation sont variés, et les acteurs tout autant. Il faudra des experts de nombreux domaines pour arriver au bout, chacun avec des spécialités distinctes. Des développeurs, bien sûr, pour développer les solutions manquantes, mais aussi des personnes spécialisées dans le transfert vers de nouvelles applications, des formateurs pour épauler les utilisateurs, etc. Parmi toutes les tâches possibles, on peut compter le transfert de fichiers Windows vers Drive ou Team Drive, la conversion de fichiers Excel complexes sous Sheets, la conversion spécifique de leurs macros, le transfert d’applications Ms Access, la recherche de solutions du marché plus adaptées pour certains fichiers Excel devenus trop complexes… Ou la réécriture de certaines solutions avec des technologies plus adaptées, telle que AppSheet ; 

• un suivi régulier : Cela va sans dire, une usine de remédiation n’est efficace que si l’on vérifie à intervalles réguliers que tout se passe bien ! Comme dans tout défi de grande taille, il faut contrôler le bon déroulement des opérations. Savoir prendre le temps de faire une vérification pour valider la progression est plus qu’une compétence, c’est une nécessité ; 

• la validation finale et maintenance : Même si elle peut paraître dantesque en amont, l’usine de remédiation finit toujours par se clôturer. À ce moment, il est bon de faire une dernière validation, finaliser ce qui doit l’être, remonter les derniers points d’accroche pour les corriger et assurer, enfin, une maintenance continue pour être sûr que la remédiation a bien fonctionné. L’impact d’un tel changement se ressentant aussi sur le long terme, il est crucial d’assurer une maintenance pour veiller à ce que tout continue de fonctionner comme il faut !

Bien entendu, ces étapes se retrouvent à chaque échelon, de la rencontre avec un utilisateur spécifique de l’entreprise pour établir son besoin au sein de l’usine de remédiation, au choix des acteurs pour l’accompagner, à leur mission et son suivi régulier et enfin à la validation finale suivie d’une période de maintenance. 

Exemples de cas de remédiation

Chez Numericoach, déjà plusieurs usines de remédiation ont été mises en place pour assister nos clients lors de leur transition des outils Microsoft vers Google Workspace. 

Voici quelques exemples de sujets passés par ces usines de remédiation : 

• un ensemble d’applications pour réaliser des devis de produits complexes avaient été créées initialement sous Excel. À l’aide d’Apps Script et de Google Sheets, une application web a été développée pour transférer ces applications sous un tout unifié sans y perdre les différents cas complexes à référencer ;

• afin de collecter des données utilisateurs, des interfaces peu ergonomiques avaient été mises en place dans un fichier Excel. Le remplacement a été un système combinant Google Forms et sa simplicité avec Google Sheets et sa puissance pour l’exploitation des données pour avoir un résultat plus agréable d’utilisation et plus facile à administrer ;

• des graphiques basiques faits sous Excel servaient de rapports pour différents services en agrégeant et visualisant un grand jeu de données distinct. L’ensemble a été remplacé par un dashboard au rendu visuel bien plus élégant et professionnel pour offrir un service égal mais bien plus agréable à utiliser ;

• souvent, les utilisateurs se retrouvent à utiliser plusieurs fichiers Excel qui sont liés ensemble de manière logique, mais le seul moyen de transférer de nouvelles données est d’effectuer des copier-coller manuels qui prennent énormément de temps. Grâce à la remédiation, l’ensemble est devenu une collection de fichiers Google Sheets aux processus automatisés par Apps Script, réduisant significativement ce temps de manipulation tout en gardant la structure de données intactes et évitant au maximum les erreurs humaines.

Comme vous pouvez le constater et aussi le deviner, une usine de remédiation s’attaque à de nombreux problèmes de tailles variées ! Fort heureusement, chez Numericoach, nous comprenons tout l’enjeu d’une remédiation, et nous mettons tout en œuvre pour vous accompagner du début à la fin pour que tout se passe sans accroc. Que ce soit développeurs Apps Script, spécialistes d’AppSheet, Data Analysts, concepteurs de rapports Lookers, chefs de projet ou architectes, nous saurons répondre à votre besoin !

Alors si vous hésitez à passer le pas chez Google, que vous ne savez pas par quoi commencer pour migrer vers ce nouvel environnement ou que vous voulez juste quelques conseils, n’hésitez pas à nous contacter : toute une équipe de spécialistes est là pour vous aider !