Les quatre commandements du travail collaboratif

ET SI ON TRAVAILLAIT EFFICACEMENT ET SEREINEMENT ENSEMBLE ?

Bonne idée me direz vous ! Mais pas si facile que ça à mettre en œuvre. Et pourtant nous sommes de plus en plus confrontés à la nécessité de collaborer dans notre environnement de travail professionnel, mais ce n’est pas toujours chose aisée. Accorder son emploi du temps avec ses collègues, gérer les modifications qu’un collaborateur a pu apporter à un fichier, et tout simplement communiquer semblent des tâches complexes voire chronophages.

→ Pour que votre travail collaboratif ne ressemble pas à ça :

→ Mais plutôt à ça :

Nous vous proposons ici quelques clés de compréhension, des bonnes pratiques mais aussi des outils pour un travail coopératif plus efficace et plus agréable !

LES 4 COMMANDEMENTS DU TRAVAIL COLLABORATIF 

Comprendre le fonctionnement d’un groupe vous devrez 

Un groupe qu’est ce que c’est ? Selon la définition de Blanchet et Trognon, un groupe représente plusieurs personnes (minimum 3, maximum 13 pour des tâches complexes voire plus du moment que les échanges entre tous les membres du groupe restent possibles) qui entrent en interaction pour une durée donnée, avec récurrence ou non. Un groupe qui fonctionne, c’est un groupe où l’on trouve du conflit socio-cognitif (ou choc d’idées). Sinon, il ne s’y passe rien et on parle de “faux groupe”. C’est donc normal et même bon signe si vous avez une conception différente de celle de votre collègue, c’est cela même qui rendra une collaboration riche et productive ! Bien évidemment on y retrouve aussi des relations affectives (bonnes ou mauvaises), une interdépendance entre les membres du groupe, ainsi qu’une différenciation des rôles (hiérarchiques ou horizontaux). Vous l’aurez compris un joli bouillon de culture où les idées fusent, où les caractères de chacun cherchent à s’exprimer et où les convictions peuvent être remises en question. 

Pour nous aider, la psychosociologie nous donne des clés d’éclairage sur les phénomènes à prendre en compte lorsque l’on travaille en groupe restreint. 

• Le partage d’un but commun est essentiel pour le bon fonctionnement d’un groupe.
• La place de chacun qui n’est pas nécessairement choisie peut changer 
• Le groupe réveille nos fragilités narcissiques.
• Le leadership n’est pas lié à des variables de personnalité mais au contexte.
• Les phénomènes d’influence et de pression à la conformité sont à prendre en compte.
• Il est souvent plus facile et reposant de se mettre sous la tutelle des autres.
• Nous pouvons vivre le phénomène de projection. C’est lorsque nous prêtons à quelqu’un des ressentis qui nous sont propres (attention à ne pas “coller une étiquette” à quelqu’un).
• Le groupe peut être le lieu de mise en évidence de notre agressivité (ou l’agressivité ressentie par les autres). 
• Il faut être attentif au phénomène de stigmatisation de l’agressivité sur une chose ou une personne (autrement appelé le bouc émissaire).

Alain Blanchet et Alain Trognon nous rappellent que travailler dans un groupe ne nécessite aucune compétence particulière, mais que faire travailler un groupe ne s’improvise pas.

Les modalités de travail vous définirez

Afin d’éviter les écueils inhérents au groupe, il est important d’organiser son travail de manière collaborative, et ça ne s ‘improvise pas ! Il demande à être pensé, organisé, planifié, piloté, et si possible avec l’ensemble du groupe et non par une instance qui se situerait au-dessus. Nous vous proposons ici quelques bonnes pratiques !

• Les rôles et missions de chacun ont besoin d’être définis pour éviter de se relancer la balle des responsabilités en cas d’imprévus par exemple.
• La temporalité est un point essentiel. La question du “quand” est primordiale, quand est-ce que l’on se réunit, à quelle fréquence et pour faire quoi ? 
• Les espaces matériels et immatériels feront aussi l’objet d’une réflexion collective. Les réunions se tiendront-elles en distancielles ou présentielles.
• Comment et où mettre à disposition les documents de travail afin que chacun puisse en prendre connaissance ?
• Et enfin point angulaire mais souvent négligé : les modalités de communication. Cela peut paraître simple mais en réalité on ne communique pas de la même manière selon le but que l’on souhaite atteindre. Une communication synchrone (visioconférence ou présentielle) sera nécessaire pour discuter des sujets importants. Une plateforme de chat sera quant à elle plus adaptée pour les besoins d’une réponse rapide et écrite. Les mails quant à eux seront plus appropriés pour des échanges qui ne demandent pas une réponse immédiate ou  pour diffuser un message à caractère informatif.

Les bons outils vous choisirez

Confucius disait “un ouvrier qui veut bien faire son travail doit d’abord préparer ses outils! ”. Cela vaut aussi pour le travail collaboratif. Nous vous proposons donc les outils collaboratifs de la suite bureautique Google Workspace, qui pour chaque besoin, a son ou ses outils de référence. Le gros plus est que ces outils sont tous interconnectés et intègrent un mode collaboratif intuitif et accessible depuis n’importe quel appareil et espace de travail.

Pour organiser, planifier : passez sur Agenda

L’agenda collaboratif de la suite Google vous permettra de planifier vos réunions, vos temps de travail individuels et collectifs. Son interface claire et ergonomique permet une prise en main facile. Le plus ? Le mode collaboratif vous permet si vous le souhaitez de partager votre planning avec vos collaborateurs pour définir des créneaux de disponibilité en commun.

Pour communiquer : 3 outils connectés

• Google Meet, l’outil de visioconférence sera directement lié à vos agendas et autres applications. Idéal pour des réunions d’équipe, il permet de collaborer de manière synchrone. Le plus ? La possibilité de travailler en équipe avec des collaborateurs étrangers avec la fonctionnalité de traduction en temps réel.
• Google chat, la messagerie google avec laquelle vous pourrez créer des groupes de discussion.
• Et bien sûr Gmail, la boîte de messagerie de Google.

Pour travailler ensemble sur un même document : les outils bureautiques

Google Docs, l’outil de traitement de texte, Google Sheets, l’outil de tableur, ou encore Slides, l’outil de présentation vous permettront de travailler à plusieurs et simultanément sur des documents. Finis les retours de mails et les versions de fichiers qui se multiplient. Le plus ? Vous avez la possibilité de visionner l’historique des versions et de savoir qui a modifié telle ou telle chose. Vous pourrez également ajouter des commentaires, suggérer des modifications et assigner des tâches à vos collaborateurs.

Pour partager : stockez et centralisez dans Google Drive

C’est le point central de la suite Google Workspace. Cette plateforme de stockage en ligne va centraliser tous vos fichiers en un seul et même endroit. Vous pourrez choisir avec qui partager vos documents de travail, créer et importer des fichiers directement depuis la plateforme collaborative.

À utiliser les outils vous apprendrez

Bien que très ergonomiques, les outils présentés nécessitent une prise en main. Il est important que tous les membres du groupe de travail en saisissent le fonctionnement pour plus d’efficacité. De plus, les fonctionnalités mentionnées précédemment ne représentent qu’une infime partie des possibilités offertes par ces outils ! Pour les utiliser à bon escient et de la manière la plus optimale possible, il peut être intéressant de se former. Chez Numericoach nous vous proposons de vous former sur ces outils en fonction de vos besoins. Que vous soyez un particulier ou une entreprise, nous avons certainement une formation qui vous correspond.

Pour conclure, bien penser le travail d’équipe permet de :

• gagner en efficacité et productivité.
• anticiper la gestion de conflit.
• responsabiliser chaque membre du projet collaboratif.
• éviter l’empilement de travaux individuels.