Les étapes indispensables pour une gestion du temps efficace pour le chef de projet

Les missions du chef de projet sont multiples, celles-ci s’étendent du pilotage du projet jusqu’à l’accompagnement et à la conduite du changement. Une chose certaine, ses missions sont toujours axées autour d’un indicateur indispensable : la gestion du temps. En effet, un projet, établi sur une courte ou longue période, demande de la rigueur afin de respecter les échéances données au client sans saturer ses équipes. 

Mais qu’est-ce que le temps ?  “Notion fondamentale conçue comme un milieu infini dans lequel se succèdent les événements” (“Définitions : temps – Dictionnaire de français Larousse”). C’est ici que nous retrouvons toute la complexité de la gestion d’une donnée infinie.

La gestion du temps pour un chef de projet doit alors s’établir par plusieurs étapes indispensables que nous allons détailler ensemble.

La découpe du projet

La bonne gestion du temps pour un projet passe par la phase de découpe de celui-ci. 

Définir les jalons, les grandes phases du projet, les livrables … tant d’exigences à prendre en compte pour déterminer le périmètre du projet. 

Le découpage est un point essentiel qui permet à long terme de mieux gérer la complexité et le risque du projet, mais également d’en estimer le coût et la durée en y affectant les ressources nécessaires. 

La construction de son planning 

Construire son planning est une étape indispensable. Celle-ci demande de la réflexion et de la collaboration avec l’équipe projet mais également avec le client. Numericoach établit son planning en collaboration permanente avec celui-ci. Ce point est capital au respect des délais tout en étant transparent avec le client.

Lors de la construction du planning, les phases sont alors découpées en tâches affectées à des ressources. 

Une fois ce découpage fait, il est alors temps de passer à l’estimation du temps ainsi qu’à la liaison et la dépendance de nos tâches. 

Il existe deux types de planning :

• Le macro planning : il s’agit du planning le plus utile dans la communication avec le client. Les délais sont abordés par phase. Il s’agit d’une vision volontairement simplifiée, où seules les étapes importantes et les jalons principaux sont présentés.
• Le planning : il est utilisé principalement par le chef de projet ainsi que l’équipe projet. Le détail de ce planning permet de gérer un projet ainsi que sa progression.

De nombreux outils de planification sont utilisés pour la création de planning, notamment Google Sheets qui propose aux utilisateurs des modèles sous format de diagramme de Gantt.

Le contrôle du temps 

Avoir une vision sur le long terme 

Une fois son planning construit, le rôle du chef de projet est de contrôler régulièrement que les délais sont respectés, et prévenir les retards. 

C’est ici que l’on voit toute l’utilité d’un bon découpage de projet avec de nombreux jalons intermédiaires. Plus le découpage est précis, plus le chef de projet aura une gestion du temps efficace. Les risques de dérives seront alors amoindris. 

Planifier le travail régulièrement

Afin d’identifier les points de blocage dans la bonne réalisation du projet, il est important de réaliser des points réguliers avec l’équipe interne. Ces points d’avancement du projet permettent de faire le point sur les tâches en cours et ainsi de les réajuster au besoin. 

C’est un également un événement qui permet à tous les membres de l’équipe de posséder le même niveau d’information. Le projet se déroule alors dans la transparence. 

Mais quels outils utiliser ? 

Les outils de planification 

Il existe de nombreux outils de planification. La plupart permettent de réaliser des plannings sous diagramme de Gantt. Ce format est le plus adapté pour une bonne gestion de son projet. 

La dépendance des tâches permet alors d’alerter sur les décalages et donc sur un retard de livraison.

Comme cité plus haut, Google Sheets propose des modèles de diagramme de Gantt.

Mais certains outils de collaboration permettent également cet affichage, notamment Asana ou Monday. 

Je vous invite d’ailleurs à visiter le site d’iDO, les premiers “Asana Solution Partners” de France.

Outils collaboratifs de suivi des tâches

Concernant le pilotage des tâches, des outils collaboratifs complets existent et permettent de suivre l’avancement de son équipe au sein des projets et de leurs différentes phases.

L’avantage de ces outils est l’étendue des options possibles : tableaux Kanban, diagramme de Gantt, tableau de bord, suivi par projet visible par l’ensemble de l’entreprise, intégration des tâches dans son agenda et tant d’autres possibilités. 

Cependant, l’utilisation de ces outils n’est pas indispensable. Selon le besoin de l’entreprise et du projet, des outils de suivi de tâches peuvent être réalisés grâce aux outils Google notamment avec Google Sheets et Apps Script. Pour un besoin limité, Numericoach peut déployer ce genre d’outil.

La feuille de temps 

Il existe parmi l’ensemble des extensions Google, Timesheet. Cette extension permet d’enregistrer toutes les heures effectuées sur un projet en récupérant celles-ci via un # dans votre calendrier Google Agenda. 

Cette feuille de temps permet alors de suivre précisément ses heures par projet. Je vous invite alors à consulter l’article de Numericoach sur l’utilisation d’un Timesheet. 

Pour un chef de projet, la feuille de temps est indispensable pour suivre le temps passer par chaque collaborateur sur ses tâches afin de suivre le coût de son projet. 

Chez Numericoach, nous utilisons activement cette feuille de temps mais nous cherchons également à la développer pour la rendre plus collaborative au sein de nos équipes : réaliser une feuille de temps par projet remontant l’ensemble des heures réalisées par tous les collaborateurs et par phase du projet. 

Et dans tout ça, existe-t-il une bonne méthodologie de gestion de projet à appliquer ?

Aujourd’hui il existe plusieurs méthodes de gestion de projet, les méthodes classiques et les méthodes agiles.

Numericoach a choisi de s’engager dans une méthode agile, une méthode qui s’adapte, apporte de la flexibilité et place toujours le client au centre de nos actions avec totale transparence. 

Une combinaison d’étapes pour une gestion optimale du temps

C’est alors en combinant l’ensemble de ces étapes et en les ajustant à la typologie de son projet que le chef de projet pourra optimiser la charge de travail de ses équipes et travailler en totale transparence avec le client afin de livrer le projet dans le respect des jalons.