La mise en place des OKRs chez Numericoach

En tant que CEO de Numericoach, début janvier 2023, j’ai pris l’initiative, pour la première fois, de mettre en place la fameuse méthode des OKRs ! Dans cet article, je vous invite à découvrir le concept, d’où m’est venue l’idée, comment je me suis formé à cette méthode et comment se déroule les OKRs chez Numericoach !

Les OKR, cela consiste en quoi ?

Les Objectifs et Résultats Clés ou Key Results (OKR) sont un outil de gestion de la performance qui permet aux entreprises de se concentrer sur les objectifs importants et de mesurer leur progrès de manière objective. Les OKR ont été popularisés par Google dans les années 2000 et sont maintenant utilisés par de nombreuses entreprises du monde entier.

Les OKR permettent aussi de garder le cap sur la vision et les objectifs de l’entreprise.

Les OKR se composent de deux éléments clés : les objectifs et les résultats clés :

• Les objectifs sont des déclarations quantifiables de ce que vous voulez accomplir. 
• Les résultats clés sont des mesures concrètes qui vous permettent de savoir si vous avez atteint votre objectif.

Voici un exemple d’OKR pour un organisme de formation :

Objectif : Augmenter la satisfaction des apprenants et l’efficacité de nos formations.

Résultats Clés :

• Atteindre un taux de satisfaction des apprenants de 90% dans les enquêtes post-formation d’ici la fin du trimestre.
• Avoir 85% des apprenants qui réussissent leur examen final ou leur certification après avoir suivi nos formations d’ici la fin du trimestre.
• Augmenter le taux de complétion des cours en ligne de 70% à 85% d’ici la fin du trimestre.
• Chaque résultat clé est mesurable, et la réussite de ces résultats clés contribuera à atteindre l’objectif global.

 La beauté des OKR réside dans leur simplicité et leur flexibilité, permettant à chaque équipe ou individu de définir les OKR qui sont les plus pertinents pour eux, tout en restant alignés sur les objectifs de l’organisation dans son ensemble.

Pourquoi utiliser les OKR dans votre structure chez Numericoach ou ailleurs ?

Les OKR sont un outil efficace pour aligner les objectifs des employés sur ceux de l’entreprise et pour s’assurer que chacun travaille dans la même direction. Les OKR permettent également de mesurer la réussite de l’entreprise de manière objective et de réduire les activités non prioritaires. Les OKR peuvent également aider à motiver les collaborateurs en leur donnant un sentiment de réussite lorsqu’ils atteignent leurs objectifs, une prise de recul sur le réalisé pour mesurer l’impact de leur travail de manière concrète.

Après un trimestre d’utilisation, je peux vous garantir que les résultats sont présents et que le nombre de sujets différents traités a été considérable sur cette période. Cela permet aussi de donner du rythme et de respecter les échéances dans la mesure où un rendez-vous est fixé à la fin du trimestre.

Comment m’est venue cette idée ?

J’adore les rencontres avec d’autres entrepreneurs et je m’inscris régulièrement dans des Masterminds (des groupes d’entrepreneurs). Il y a 4 ans, dans le M67 de Romain Collignon, c’est la première fois que je découvre cette méthode. Romain m’a pas mal bassiné et quasi convaincu de les mettre en place. À l’époque, j’étais seul chez Numericoach, 0 salarié et ce n’était pas très fun pour tester les OKRs ! Puis fin 2022, dans le cadre d’un autre Mastermind, celui de Livementor avec l’excellent Alexandre Dana, je redécouvre cette fabuleuse méthode lors d’une visioconférence et là ça fait sens, l’équipe a grandi depuis, avec 25 collaborateurs, c’est le bon moment de tester et appliquer cette méthode ! Et c’est comme cela qu’en janvier 2023, j’ouvre un Google Sheets pour commencer à personnaliser la matrice à partir d’un modèle.

Comment je me suis formé sur cette méthode ?

J’ai tout d’abord écouté un podcast sur l’excellente chaîne sur le management de Cédric Watine : outils du Manager; J’ai ensuite lu en entier le bouquin de la personne interviewée : la méthode OKR de Jean‑Luc Koning. J’ai contacté quelques spécialistes du sujet, des consultants sur la mise en place des OKR, mais les devis à 5 chiffres pour la mise en place m’ont vite refroidi. J’ai ensuite échangé avec Livementor (Alexandre et Anaïs, les big boss) et c’est parti après une bonne dizaine d’heures de recherche et de montée en compétences sur ce sujet passionnant. Les OKRs sont aussi un concept test & learn et c’est avec le temps que la méthode se structure et trouve tout son sens dans une organisation.

Pourquoi utiliser les OKR dans votre structure ?

Les OKR sont un outil efficace pour aligner les objectifs des employés sur ceux de l’entreprise et pour s’assurer que chacun travaille dans la même direction. Les OKR permettent également de mesurer la réussite de l’entreprise de manière objective et de réduire les activités non prioritaires. Les OKR peuvent également aider à motiver les collaborateurs en leur donnant un sentiment de réussite lorsqu’ils atteignent leurs objectifs, une prise de recul sur le réalisé pour mesurer l’impact de leur travail de manière concrète.

Après deux trimestres d’utilisation, je peux vous garantir que les résultats sont présents et que le nombre de sujets différents traités a été considérable sur cette période. Bien plus que sans OKRs. Cela permet aussi de donner du rythme et de respecter les échéances dans la mesure où un rendez-vous est fixé à la fin du trimestre. La loi de Parkinson qui suggère que les échéances rapprochées peuvent souvent conduire à une plus grande efficacité, car elles limitent la possibilité pour le travail de s’étendre indéfiniment, prend tout son sens avec cette méthode.

Comment ont été définis les OKR ?

Il est important de définir des OKR spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et temporels (SMART). Les OKR doivent être alignés sur les objectifs de l’entreprise et doivent être définis à tous les niveaux de l’organisation, des objectifs de l’entreprise aux objectifs individuels des employés. Il est également important de définir des résultats clés quantifiables qui permettent de mesurer le progrès vers chaque objectif.

Concrètement pour ce premier trimestre, j’ai discuté avec chaque collaborateur pour trouver et mettre en place ces OKR, ils n’ont donc pas été imposés par la direction ce qui permet aussi une forte adhésion et appropriation.

Les erreurs à éviter avec les OKR

Il est encore trop tôt pour faire un retour sur les erreurs. Certains experts disent qu’il faut plusieurs années pour réussir à les implémenter dans une boîte et que cela est quasi impossible sans l’accompagnement d’un expert. Je n’ai pas la prétention d’être un expert sur le sujet, cependant la mise en place peut quand même à mon sens se tester sans débourser un ticket de 10 à 20 K€ pour une TPE.

Sinon , il y a certaines erreurs à éviter lors de l’utilisation des OKR. Tout d’abord, il est important de ne pas définir trop d’objectifs ou de résultats clés, car cela peut diluer l’attention et la concentration. Il est également important de s’assurer que les objectifs sont réalistes et réalisables, sinon les collaborateurs peuvent devenir frustrés et démotivés. Un OKR atteint à 70% est déjà excellent ! Enfin, il est important de ne pas mesurer les OKR de manière trop rigide, car cela peut empêcher les employés de se concentrer sur les résultats à long terme. Il est important aussi de ne pas mettre de primes financières sur la bonne réussite des OKR.

Pour le reste des erreurs, rendez-vous dans un an pour le bilan !

5 bonnes pratiques avec les OKR

Il y a également certaines bonnes pratiques à suivre lors de l’utilisation des OKR.

1. Définir les OKR collégialement est une bonne méthode pour chaque trimestre ;
2. Bien expliquer le concept, l’enjeu, puis l’intérêt pour l’entreprise et le collaborateur ;
3. Il est aussi important de créer un environnement ouvert et transparent où les employés peuvent partager leurs OKR avec leurs collègues et leur manager ;
4. Il est également important de faire régulièrement le point sur les OKR pour s’assurer que tout le monde reste sur la bonne voie ;
5. Enfin, il est important de célébrer les réussites et les réalisations des collaborateurs lorsqu’ils atteignent leurs OKR. Nous organisons chaque trimestre une cérémonie des OKRs et c’est Laurine qui en mettre de cérémonie passe en revue les succès.

Et du côté du Dashboard de suivi ?

Franchement j’ai fait une rapide étude de marché, il y a pléthore d’outils sur le sujet avec certains éditeurs qui se touchent un peu en termes de pricing. Je ne peux que vous recommander un bon Google Sheets avec quelques formules ou un modèle Smartsheet si vous êtes fan du produit. Je dispose d’un modèle simple à utiliser, qui obtient un effet waouh et l’adhésion de toute l’équipe ! Google Sheets est un outil collaboratif en ligne, donc c’est parfait et un gain de temps précieux.

Voici à quoi ressemble le dashboard de suivi.

Pour le premier trimestre j’avais été assez ambitieux en mettant 20 objectifs et 60 résultats clés pour les 25 collaborateurs.

Le remplissage se fait dans les onglets Sheets correspondants aux O et aux KR (résultats clés).

Voici par exemple un morceau de l’onglet objectifs trimestriels : 

et un autre exemple pour les résultats clés :

Chacun vient compléter la colonne jaune au fur et à mesure des semaines.

Et du côté de la célébration des OKR ?

Ah oui, excellente question ! Nous avons vu que c’était super important de les célébrer, de féliciter les différents membres de l’équipe et surtout de présenter les plus belles réalisations pour bien faire circuler l’info, les projets finalisés. Pour ce premier trimestre 2023, nous avons fait une cérémonie de clôture sur Google Meet (évidemment, l’équipe est 100% en remote) et durant une heure, nous avons présenté l’avancement.

Voici le sommaire de cette cérémonie.

25 objectifs sur 60 ont été considérés comme atteints (>70%), ce qui est plutôt une bonne performance pour un premier trimestre ambitieux.

Les OKR du second trimestre ont été présentés à toute l’équipe au début du second semestre 2023 lors d’une réunion d’équipe. Certains OKR ont déjà commencé, ceux non terminés du 1er trimestre continueront aussi de se dérouler. Par exemple le lendemain de la cérémonie le résultat clé : atteindre 100 visiteurs uniques sur une journée sur le site numericoach.fr a été atteint, donc cet OKR peut maintenant être coché 😉

Conclusion

L’un des avantages des OKR est qu’ils permettent aux employés de prendre plus de responsabilité dans la définition de leurs propres objectifs. Cela peut les motiver davantage à travailler dur pour atteindre leurs objectifs et les rendre plus investis dans le succès de l’entreprise.

Cependant, il est important de garder à l’esprit que les OKR ne sont pas une solution miracle pour résoudre tous les problèmes de performance de l’entreprise. Les OKR ne fonctionnent que si les employés comprennent pourquoi ils sont importants et comment ils peuvent contribuer à leur réalisation. Les OKR ne peuvent pas remplacer une communication ouverte et transparente entre les employés et les dirigeants de l’entreprise.

En conclusion, les OKR sont un outil utile pour aligner les objectifs de l’entreprise avec ceux des employés et pour mesurer le progrès de manière objective. Pour utiliser efficacement les OKR, il est important de définir des objectifs clairs et mesurables, de créer un environnement ouvert et transparent où les employés peuvent partager leurs OKR, de faire régulièrement le point sur les OKR et de célébrer les réussites et les réalisations des employés. Les OKR ne sont pas une solution miracle pour résoudre tous les problèmes de performance de l’entreprise, mais ils peuvent être un outil utile pour encourager la collaboration, la responsabilisation et la motivation des employés.