La gestion administrative des formations chez Numericoach

En tant qu’organisme de formation, Numericoach propose une offre de service variée allant de la formation en classe virtuelle au e-learning, en passant par la formation en présentiel. Que se passe-t-il entre le choix de votre formation dans notre catalogue et la réalisation de celle-ci ? Je suis Amandine, assistante de gestion arrivée dans l’aventure en Août 2023, et je vous invite dans cet article à découvrir les coulisses de la gestion administrative de nos formations grâce à la solution Dendreo.

Un outils pour tout gérer

Avec une soixantaine de formations proposées sur notre catalogue public, et une multitude de formations personnalisables, un outil de gestion des formations s’avère indispensable afin de proposer une qualité de service alliant fluidité et simplicité.

Chez Numericoach, nous avons la chance d’être équipés du logiciel Dendreo, solution moderne et flexible de gestion d’un organisme de formation. Son interface conviviale et intuitive, offre une vue d’ensemble complète de nos formations proposées au catalogue, et nous permet de gérer de A à Z la réalisation des actions de formation. Côté client, l’interface est adaptée aux utilisateurs : participants ou gestionnaires de formations, avec des tableaux de bords et des accès aux documents de formations.

De l’inscription à la formation à sa réalisation

La gestion administrative réalisée entre l’inscription à une formation et sa réalisation effective implique plusieurs étapes cruciales pour assurer un processus fluide et efficace. Grâce à Dendreo, ces étapes sont simplifiées et l’outil nous en permet un suivi précis.

Module de formation

Comment nos formations apparaissent-elles sur notre catalogue public ?

Dans Dendreo, nous avons créé des “modules de formation”, qui sont tout simplement des programmes de formation classés par thèmes, que nous pouvons programmer aux dates souhaitées. Avec Cindy, Coordinatrice de formation, nous avons établi un planning de formations, rendu public grâce au catalogue de formation Dendreo. Nous avons paramétré les dates, les horaires, les programmes de formation, les tarifs, ainsi que les noms des formateurs qui dispenseront les formations.

Les possibilités sont multiples avec Dendreo, nous pouvons programmer une formation à une date donnée, ou tout un parcours sur plusieurs jours, ou bien encore programmer une formation en classe virtuelle, ou en présentiel, et tout ceci sera mis à jour sur le catalogue public en temps réel.

Inscription à une formation

Il existe plusieurs façons de s’inscrire à une de nos formations : l’inscription directe via le catalogue public, ou en nous contactant directement. 

Grâce au logiciel Dendreo, en s’inscrivant via un formulaire sur le catalogue public, le participant complète différentes informations en ligne qui me permettront de recevoir une notification de demande d’inscription à la formation sur mon interface Dendreo.

Commence alors pour moi un travail minutieux de vérification et de validation, car mon but est de garantir une expérience client fluide et efficace : je vérifie que toutes les informations soient bien renseignées (sans adresse mail par exemple, impossible d’envoyer une convocation à la formation !), puis je confirme la bonne prise en compte de l’inscription à la date souhaitée.

Je me charge ensuite d’envoyer au participant sa convocation à la formation ainsi que le programme de formation : rien de plus simple avec Dendreo, les e-mails sont déjà configurés et pré-remplis avec des “champs”, en un clic le participant reçoit un e-mail avec sa convocation aux bonnes dates et lieu de formation !

Je m’assure de la même façon que la convention de formation soit bien envoyée au gestionnaire de formation du participant. Toutes les étapes de l’inscription sont complétées !

La participation à la formation

La veille du jour de sa formation, le participant va recevoir un e-mail l’invitant à signer la feuille d’émargement électronique. Tout comme l’envoi de la convocation, les informations contenues dans cet e-mail sont pré-remplies, et pour optimiser le temps de traitement et éviter les oublis, j’ai au préalable “programmé” l’envoi de cet e-mail grâce à la fonctionnalité de Dendreo qui me permet de prévoir à quelle date cet e-mail sera envoyé. Cette automatisation d’envoi d’e-mail est extrêmement pratique pour les gestionnaires administratifs, et nous assure que nos clients recevront bien toutes les informations nécessaires en temps voulu.

Lors d’une formation, qu’elle soit en classe virtuelle ou en présentiel, chaque participant ainsi que le formateur ont accès à un extranet Dendreo, c’est-à-dire une interface personnalisée leur permettant de réaliser les actions qui les concernent.

Les participants pourront signer la feuille de présence de façon électronique via cette interface. Il en est de même pour le formateur, qui pourra également suivre la liste des participants à sa session.

À la fin de la formation, les participants sont invités à remplir des questionnaires d’évaluation sur leur interface Dendreo pour recueillir leurs retours sur l’expérience.

Dendreo propose des outils puissants pour suivre la progression des apprenants, recueillir leurs retours et évaluer la qualité des interventions, ce qui nous permet de faire évoluer la qualité de nos prestations dans une perspective d’amélioration continue.

Après la formation

Lorsqu’une session de formation se termine, mon rôle est d’aller m’assurer que tout s’est bien déroulé, puis d’envoyer les documents de fin de formation aux participants.

Dans Dendreo, j’ai donc accès à la session terminée, j’ai la possibilité de vérifier que la feuille d’émargement soit bien signée de tous les participants, que les questionnaires de satisfaction ainsi que les évaluations pré et post-formation soit bien remplis, et je peux ainsi envoyer les certificats de réalisation aux participants.

Comme pour tous les envois d’e-mails, l’envoi des certificats de réalisation se fait en un clic, le contenu étant déjà pré-rempli !

Je peux également mettre à disposition des gestionnaires de formation tous les documents obligatoires (feuille d’émargement, conventions…) via leur interface personnalisée dans l’extranet Dendreo.

La solution Dendreo étant extrêmement complète, elle permet l’envoi de devis, de factures, et permet également de définir différents financements comme des prises en charge par des OPCO par exemple.

Le logiciel répond également aux exigences Qualiopi en permettant une gestion efficace et centralisée des processus, incluant la gestion des inscriptions, des formateurs, des évaluations et des suivis, assurant ainsi la traçabilité et la qualité des prestations.

Automatiser toujours plus

Chez Numericoach, nous aimons l’automatisation. Tout ce qui peut être réalisé par une formule sur Google Sheets, ou un petit script via Apps Script, ou l’envoi automatique d’e-mail via Dendreo nous fait gagner un temps précieux que nous consacrons à la relation et à l’échange avec nos clients. Dans le but de nous améliorer continuellement, nous sommes toujours en recherche d’optimisation. 

Cette recherche d’optimisation, en tant qu’assistante de gestion, est importante dans mon quotidien car je me dois d’être polyvalente, rigoureuse, et efficace, que ce soit dans la gestion administrative des formations, mais aussi dans la gestion des ressources humaines de notre entreprise, ou encore pour la facturation de nos clients. D’autres aspects à explorer dans un prochain article !
Pour plus d’informations, rendez-vous sur Numericoach dans l’espace Formations. Vous y découvrirez toutes les informations pour une future formation sur les outils Google Worksapce. N’hésitez pas à nous contacter, notre super équipe vous accompagnera dans votre montée en compétences.