Intégration de Dendreo avec Google Workspace : vers une gestion des formations simplifiée et automatisée

Nous sommes un organisme de formation spécialisé dans la suite bureautique Google Workspace. Devant un volume de formation grandissant et des clients de plus en plus nombreux, la volonté de se tourner vers un ERP compétent a été claire il y a de cela déjà 3 ans.

Avoir un ERP de la formation tel que Dendreo est un choix stratégique sans précédent pour un organisme de formation et une décision à ne pas prendre à la légère. 

Choisir un ERP c’est adorer toutes ses qualités et aussi l’intégrer dans son propre système d’information déjà en place… Et c’est là que cela peut être plus compliqué. Effectivement, pour nous, Numericoach, Organisme de formation spécialisé dans les outils Google Workspace (vous savez, le Microsoft Office mais version Google), nous avions besoin que l’ERP et notre outil fétiche, Google Workspace, puissent interagir, ce que Dendreo ne permet pas nativement (et on ne leur en veut pas ;-)). 

Dans une optique d’optimisation de la gestion des formations et de simplification des tâches administratives, réduire le temps de saisie des équipes et faire gagner à tous du temps (et de l’argent), nous avons optimisé notre utilisation quotidienne de Dendreo grâce, entre autres, à leur API magique. 

Cette connexion nous permet de gagner en efficacité et de garantir une meilleure expérience aux utilisateurs de Dendreo en back-office, à savoir 2 personnes à temps plein, à nos commanditaires de formation, nos formateurs mais aussi et surtout, aux apprenants. 

Vous voulez savoir comment gagner du temps grâce au duo magique Dendreo / Google Workspace ?
Lisez la suite, je vous décris les 5 principaux axes de cette intégration pour une cohérence complète de notre système d’information.

1. Automatisation avec Gmail et Make : Réception des documents signés par e-mail

Grâce au Webhook de Dendreo et une petite automatisation via Make, dès qu’un document est signé électroniquement dans Dendreo, un e-mail est envoyé aux gestionnaires de formations chez Numericoach contenant un lien de téléchargement direct vers le document signé, évitant ainsi de devoir se rendre manuellement dans Dendreo pour le récupérer.

Cette automatisation apporte plusieurs bénéfices :

• Gain de temps : nous pouvons obtenir les documents signés instantanément sans naviguer dans l’interface de Dendreo.
• Réduction des erreurs : l’automatisation minimise les risques d’oubli ou de confusion, en assurant que tous les documents nécessaires sont transmis et classés (et oui, nos clients aiment Google Drive et nous n’avons pas réussi à leur faire adopter l’extranet client pour la gestion des documents) 
• Suivi simplifié : les équipes reçoivent des notifications précises à chaque signature, ce qui leur permet de garder le contrôle sans effort manuel.

2. Création d’événements Google Meet pour les sessions de formation

Dans le cadre des actions de formation, un script permet de créer automatiquement un événement Google Meet lorsque certaines conditions spécifiques sont remplies (par exemple, pour les formations hors e-learning). L’événement est généré dans Google Agenda et inclut une invitation pour chaque participant avec un lien de connexion pour la classe virtuelle. Lorsque la formation est en présentiel, l’adresse de formation est présente dans l’événement Google Agenda, sans intervention manuelle ni dans Google Meet, ni dans Google Agenda. Tout se pilote depuis Dendreo.

Les avantages de cette intégration sont nombreux :

• Organisation simplifiée : les informations d’accès aux classes virtuelles sont directement envoyées aux apprenants, limitant les risques d’oubli ou de confusion, aucun doublon de lien de classe virtuelle ne part puisque chaque lien est généré automatiquement, une seule fois.
• Accessibilité accrue : les participants peuvent rejoindre facilement la session via un lien unique dans Google Meet, sans avoir à naviguer dans plusieurs outils. En effet, dispensant des formations sur les outils Google Workspace, il est pertinent pour Numericoach d’utiliser Google Meet afin de familiariser les apprenants avec l’outil.
• Contrôle des présences : l’option de suivi de participation Google Meet nous permet de générer des logs de connexion, preuve parfois demandée par les organismes financeurs.

3. Suivi des logs de connexion : récupération des données de suivi des formations

Pour une meilleure gestion des présences et du suivi des formations, nous avons configuré la récupération des logs de connexion via la console d’administration Google Workspace. Ces données comprennent la durée de participation de chaque apprenant dans les sessions Google Meet.

Cette fonctionnalité répond à plusieurs enjeux :

• Suivi précis des présences : chaque connexion est enregistrée, permettant de vérifier qui a participé et pendant combien de temps.
• Reporting amélioré : les responsables de formation peuvent obtenir des rapports complets et précis sur la durée de suivi de chaque participant.
• Qualité : Ces données de connexion et de participation nous permettent également de fournir des rapports détaillés pour répondre aux exigences de suivi qualité que ce soit pour nos clients ou pour nos certifications.

4. Rappels automatiques par e-mail pour les participants

Afin d’assurer une bonne participation aux sessions, les apprenants reçoivent automatiquement un rappel par e-mail la veille de chaque formation via Google Agenda. Cette notification inclut les informations essentielles, telles que le lien de connexion, les prérequis techniques pour suivre la formation (avoir une bonne connexion internet, un écran externe, un micro/casque, …)  et les détails de l’événement.

Les bénéfices de ce rappel automatique incluent :

• Réduction des absences : en rappelant la formation aux participants, on diminue les risques d’oubli et du coup l’absentéisme non facturable.
• Amélioration de l’expérience utilisateur : les apprenants disposent de toutes les informations nécessaires sans avoir à chercher dans leurs e-mails et savent ce qu’ils doivent préparer pour venir en formation.
• Automatisation de la communication : les équipes n’ont pas besoin de gérer manuellement ces rappels, le processus étant intégré dans l’outil.

5. Intégration des documents de formation dans un Drive partagé (en cours de développement)

Pour simplifier l’accès aux documents de formation, nous travaillons actuellement sur une fonctionnalité permettant d’envoyer automatiquement les documents de formation vers un Drive partagé avec le client. Cela est particulièrement utile pour les clients qui ne sont pas familiers avec l’extranet Dendreo et préfèrent un accès direct via Google Drive.

Les bénéfices prévus de cette fonctionnalité incluent :

• Accessibilité accrue : les documents sont centralisés dans un espace partagé accessible au client, facilitant leur accès.
• Expérience client améliorée : en offrant un choix d’accès, nous nous adaptons aux préférences de chaque client, favorisant leur satisfaction.
• Simplification administrative : Les gestionnaires de formation chez Numericoach n’auront plus à télécharger les documents depuis Dendreo pour les classer dans un Drive partagé, cette action sera automatisée lors de l’envoi d’un mail avec les documents de formation aux clients.

Conclusion

Nous avons réussi une intégration parfaite de notre ERP avec notre système d’information qui nous a permis de gagner énormément de temps et surtout de ne pas prendre de la bande passante de notre équipe administrative sur des missions à faible valeur ajoutée.  

Je remercie Amandine qui, passionnée également par ces outils, apporte chaque jour des améliorations sur l’optimisation de l’utilisation de Dendreo et qui orchestre avec notre équipe de développeurs les automatisations et intégrations possibles afin de rendre pour Numericoach, et pour d’autres organismes de formation qui en expriment le besoin, toutes ces automatisations possibles pour une expérience utilisateur optimisée.

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