Injecter des nouveautés dans un parcours de formation, un travail de fourmis 🐜

Vivre au rythme des nouveautés Google Workspace

Numericoach est une entreprise unique en son genre. Vous nous connaissez peut-être pour notre modèle de télétravail à 100% ou pour nos services de développement et de revente de licences. 

Aujourd’hui nous allons vous parler de notre activité d’organisme de formation. Jusque là rien de surprenant. Sauf que chez Numericoach nos formations vivent au rythme des nouveautés Google Workspace.  Rythme très soutenu avec parfois plus d’une dizaine de nouveautés par mois.

Un vrai défi pour nos équipes pédagogiques.

Pour maintenir nos formations à jour nous devons régulièrement : 

• Identifier et tester les nouveautés
• Sélectionner celles que nous intégrons à nos formations
• Mettre à jour nos programmes
• Créer et réviser nos supports pédagogiques
• Gérer l’intégration administrative des nouveautés
• Suivre l’ensemble de ce processus dans un tableau de bord

Bref, un vrai travail de fourmi ! 

(Malheureusement, il ne suffit pas de créer une slide et de la copier/coller dans un diaporama pour considérer que la nouveauté est intégrée.

Dans cet article, nous vous invitons à découvrir les coulisses de ce travail d’équipe et à profiter de nos conseils pratiques pour une organisation optimale.

Recenser les nouveautés et les tester 

Un travail de veille constant ! 

1. À l’affût des nouveautés !

Chaque mois, notre équipe dédiée scrute les dernières informations. Nos outils de prédilection ? Le blog Google Workspace et ClickUp, pour un relais efficace avec l’équipe pédagogique !

2. On partage !

Vous connaissez nos webinaires mensuels des nouveautés [insérer un lien] ? Chaque mois, notre équipe vous présente en une heure les dernières nouveautés de Google Workspace. L’occasion d’échanger entre utilisateurs sur les plus marquantes et les plus attendues.

3. On teste !

En interne, nous partageons avec toute l’équipe les nouveautés majeures, celles qui impactent nos usages. Ensemble, nous testons leur potentiel sur des cas concrets du quotidien.

Pourquoi cette étape est indispensable ? 

Sans veille et test impossible de passer à l’étape suivante. Certaines nouveautés passeraient entre les mailles du filets et il serait difficile de faire un choix sans connaître le potentiel de la fonctionnalité

Décider des nouveautés que l’on intègre ou non

Des choix stratégiques !

Intégrer toutes les nouveautés Google Workspace dans nos formations n’est tout simplement pas possible ! Nos formations deviendraient trop lourdes, certaines nouveautés ne sont pas disponibles pour toutes les licences, et parfois leurs utilisations sont trop spécifiques.

Nos critères de sélection

Chez Numericoach, nous choisissons d’intégrer les nouveautés qui répondent aux critères suivants :

• Essentielles et utiles au plus grand nombre
• Impactant significativement votre expérience sur les outils Google Workspace
• Améliorant votre efficacité et votre productivité

Et les autres nouveautés ?

Ne vous inquiétez pas, elles ne sont pas perdues ! Certaines seront proposées en bonus dans nos supports et nos exercices. D’autres seront mises en avant lors de webinaires ou de formations sur mesure, adaptées à vos besoins spécifiques.  [lien pour faire une demande de formation personnalisée]

Enfin, nous rédigeons régulièrement des articles dédiés sur Numeriblog pour vous tenir informés.

Pourquoi cette étape est indispensable ? 

Cette étape de prise de décision permet de trier les nouveautés par ordre d’importance et de priorité, essentielle pour garantir une expérience de formation équilibrée et toujours à jour !

Modifier nos fiches programmes

De très nombreuses conséquences.

Il ne suffit pas d’ajouter une simple ligne à une fiche programme : il faut repenser l’objectif pédagogique, le rendre mesurable et en phase avec la nouvelle fonctionnalité.

Cette étape entraîne une véritable cascade d’actions :

• Informer les équipes commerciales et les clients
• Ajuster les formations déjà planifiées (côté administratif et pédagogique)
• Parfois, maintenir temporairement l’ancien programme en parallèle du nouveau pour assurer la continuité des formations déjà vendues

Pourquoi cette étape est indispensable ? 

Notre catalogue de formation [insérer le lien du catalogue]  est à la fois la vitrine de nos formations, mais aussi le garant de notre conformité Qualiopi ainsi que la porte d’entrée vers la conception pédagogique.

Créer ou modifier les documents pédagogiques

L’art de la conception pédagogique (en un temps record !)

La cascade d’actions se poursuit ! Nos concepteurs pédagogiques experts prennent le relais.

Pour les intégrations mineures, ils doivent au minimum :

• Créer ou mettre à jour une diapositive présentant la nouveauté et ses usages, qui sera intégrée au support de formation.
• Ajouter au scénario pédagogique les modalités d’apprentissage de cette fonctionnalité (par exemple, une simple démonstration par le formateur).

Pour les nouveautés à fort impact, ils doivent également :

• Concevoir un exercice ou un cas pratique permettant de mettre en œuvre la fonctionnalité.

Pourquoi cette étape est indispensable ? 

On ne peut pas considérer qu’une nouveauté est intégrée à un programme de formation si elle n’apparaît sur aucun document pédagogique. Elle doit être explicite pour le formateur et pour les apprenants.

Intégrer les nouveautés administrativement

Le passage de relais !

Pas si vite ! L’intégration d’une nouveauté dans nos formations ne s’arrête pas à la création de supports pédagogiques. Une étape administrative est tout aussi cruciale. Chez Numericoach, nous utilisons un fichier de suivi Sheets pour le suivi de la mise à jour des documents pédagogiques et Click-up pour affecter les tâches entre le pôle ingénierie de formation et administratif.

Ensuite nous intégrons  ces  modifications à la plateforme Dendreo pour :

• Générer les convocations et attestations de participation (avec le programme de formation et les modalités de participation).
• Proposer un test d’auto-positionnement sur les objectifs pédagogiques de la session.
• Recueillir les avis des participants pour améliorer nos formations.
• Envoyer les supports pédagogiques.

N’oublions pas l’équipe de développeurs, qui joue un rôle essentiel dans l’automatisation des tâches répétitives, rendant le processus de mise à jour encore plus efficace.

Pourquoi cette étape est indispensable ? 

Même si une mise à jour n’impacte pas toujours cette partie, il faut rester vigilant pour ne rien oublier. Cette étape est essentielle pour la satisfaction client et pour rester conforme à Qualiopi.

Recenser tout ce parcours d’intégration dans un dashboard de suivi

Chronophage mais essentiel !

Afin de gérer le suivi des nombreuses intégrations de nouvelles fonctionnalités, il est essentiel de recenser toutes les modifications apportées et à quel niveau elles ont été effectuées.

Notre outil ClickUp, avec ses tableaux de bord, nous permet de :

• Gérer le suivi des intégrations grâce à des tâches dédiées.
• Calculer le nombre de nouveautés intégrées et non intégrées
• Identifier facilement les formations ayant bénéficié d’une mise à jour.
• Générer des statistiques sur nos formations ou les applications les plus affectées par ces changements.

 Pourquoi cette étape est indispensable ? 

Sans cette étape, il serait impossible de garder une trace des modifications apportées, ce qui est indispensable pour une démarche d’amélioration continue de la qualité et de l’actualisation de nos formations.

Gemini intégré dans les licences Workspace, le dernier défi de Numericoach !

Début 2025, Google a créé l’événement en annonçant l’intégration gratuite de Gemini for Workspace à certaines licences professionnelles ! Chez Numericoach, nous n’avons pas perdu de temps : nos équipes pédagogiques ont intégré ces nouveautés à nos formations, et nous en avons parlé sur Numeriblog et LinkedIn. Curieux ? Jetez un œil à notre catalogue : cliquez ici