Expression de besoins VS Cahier des charges : quelles différences ?

“Michel, tu peux me rédiger un cahier des charges pour le projet Trucmuche ?”, “Quels sont les besoins du client Bidule ?”. Si vous avez déjà eu l’occasion de gérer des projets en méthode agile, vous avez certainement déjà entendu ces interrogations au bureau. Et c’est tout à fait normal puisqu’un projet se prépare toujours en amont. En effet, il ne vous viendrait pas à l’esprit de faire vos courses sans avoir rédigé à la maison une liste de vos besoins pour la semaine… si ?

Pourquoi passer par cette étape ?

Parce que connaître et analyser les besoins constitue le point de départ de tout projet sérieusement géré, tout simplement ! Pour cela, il faut pouvoir dans un premier temps les recueillir puis les notifier un à un dans un document spécifique, qui aura pour but d’encadrer votre projet.

Deux documents permettent de formaliser ces besoins de manière simple et structurée : l’expression de besoins et le cahier des charges. Vous pouvez choisir de rédiger l’un ou l’autre… ou les deux, tout dépend de votre projet ainsi que de votre organisation.

Les connaisseurs (ou les débutants) me diront peut-être : mais il s’agit de la même chose ! Oui… et non. En fait, chacun a un avis, parfois bien tranché, sur le sujet. Il est vrai que des similitudes existent entre le cahier des charges (aussi appelé CDC) et l’expression de besoins (abrégé EDB). Mais il existe aussi quelques différences non négligeables entre les deux. Nous verrons lesquelles.

Définitions

Tout d’abord, définissons ces deux termes.

Expression de besoins

Comme son nom l’indique, l’expression de besoins synthétise les besoins et attentes du client à son prestataire, de manière formelle mais sans entrer dans le détail.

Celui-ci est, en général, le premier document rédigé par la maîtrise d’ouvrage durant la phase d’avant-projet, et ne doit pas être trop long (cinq pages maximum). Il permet de démarrer le projet sur des bases saines, de poser les premières questions autour de celui-ci, de tenir compte de l’existant et de valider officiellement tous les besoins pour éviter tout malentendu par la suite.

Ceci dit, même si l’expression de besoins est un document succinct, ne restez pas trop vague lors de sa rédaction. En effet, toutes les parties doivent être sur la même longueur d’onde : ne laissez aucune place aux interprétations multiples de lecture et évitez d’utiliser des termes trop compliqués !

Il n’existe pas de modèle exhaustif de rédaction d’expression des besoins. En effet, ce dernier est un document qui reste flexible et adaptable selon chaque projet. Néanmoins, il est conseillé d’y inclure tout de même certaines parties incontournables qui permettront de faciliter les échanges entre toutes les parties prenantes du projet. Voici la trame d’EDB plébiscitée ici chez Numericoach :

• Informations générales ;
  • Nom du projet + référence
  • Nom du client
  • Responsable côté client (à qui dois-je m’adresser)
  • Responsable côté maîtrise d’ouvrage ou prestataire
• Présentation du projet ;
  • Contexte
  • Objectifs (si vous pouvez les chiffrer, faites-le !)
  • Description des besoins + idées possibles de réalisation
  • Cible 
• Périmètre du projet ;
  • Existant (organisation passée et présente)
  • Cible (pour qui est destiné ce projet)
• Contraintes ;
• Outils pour réaliser ce projet ;
• Délais ;
• Estimation du budget.

Une fois l’expression de besoins finalisée, vous pouvez, si vous le souhaitez, enchaîner avec la rédaction d’un cahier des charges.

Cahier des charges

Le cahier des charges est un document (ou un dossier) beaucoup plus détaillé, donc plus long, qui reprend les points exprimés dans l’expression de besoins et qui y apporte des précisions et solutions utiles à la bonne réalisation du projet. Le CDC est au centre des relations entre le client et son prestataire.

Il permet de définir et afficher les ambitions du projet, de détailler plus précisément le contexte (jusqu’au ton à adopter ou la charte graphique à utiliser, par exemple), d’identifier tous intervenants internes et externes du projet, de définir les missions, actions et limites.

Chez Numericoach, un cahier des charges comprend en général les parties suivantes :

• Besoin ;
• Contexte (introduction, problématique, situation actuelle, etc.) ;
  • Existant
  • Cible
• Périmètre ;
  • Existant
  • Cible
• Contraintes (planning, techniques, humaines, réglementaires, etc.) ;
• Délais ;
• Objectifs ;
• Solutions ;
  • Méthodologie de projet
  • Planning
  • Architecture (sous forme d’un schéma, par exemple)
• Spécifications fonctionnelles détaillées ;
• Livrables.

Quelles sont les différences entre le cahier des charges et l’expression de besoins ?

Maintenant vous le savez, la première différence entre les deux se situe dans le niveau de détail : le cahier des charges est en effet un document beaucoup plus précis que l’expression de besoins. Ce dernier, rédigé de manière plus concise, sert de base au CDC et ne doit indiquer que le besoin.

L’expression de besoins est un document non contractuel, contrairement au cahier des charges.

La troisième différence réside dans la flexibilité de chaque document. L’expression de besoin est un document ajustable à souhait au fur et à mesure de l’avancement du projet, si une opportunité se présente. Le cahier des charges, quant à lui, reste difficilement ouvert aux changements une fois celui-ci validé par toutes les parties prenantes…

En parlant de la validation, n’oubliez pas d’officialiser ce cahier des charges une fois les accords obtenus de chaque côté !

Au final, lequel choisir ?

La réponse risque de ne pas vous plaire mais… cela dépend grandement du projet et surtout de la collaboration entre le client et son prestataire ! 

En effet, chaque cas est particulier et chaque projet est unique. Il est donc impossible d’affirmer que l’un soit meilleur que l’autre.

Le cahier des charges n’est finalement qu’une expression de besoins, rédigé de manière détaillée. Cette dernière peut largement suffire si vous estimez que le CDC n’apportera aucune plus-value dans la réalisation de votre projet. 

Rester simple, mais précis dans l’expression des besoins, développer les éléments de contexte et échanger régulièrement avec tous les acteurs sont les clés de la réussite d’un projet, quel que soit le type.

Sources utilisées pour la rédaction de cet article :

https://ericleleu59.wordpress.com/2012/08/17/expression-de-besoins-versus-cahier-des-charges/

https://www.artnum.com/definition-de-besoin-ou-cahier-des-charges/

https://jobphoning.com/dictionnaire/cahier-des-charges#

https://www.manager-go.com/gestion-de-projet/dossiers-methodes/elaborer-un-cdc

https://www.manager-go.com/gestion-de-projet/dossiers-methodes/recueillir-l-expression-des-besoins

https://www.smartbooster.io/programme-clarity/avant-projet/expression-besoin/

https://www.axiocode.com/10-points-infaillibles-rediger-expression-de-besoins-efficace/#:~:text=Une%20expression%20de%20besoins%20est%20non%20contractuelle.,le%20fonctionnement%20de%20votre%20application.