Conduite du changement en entreprise : surmonter la résistance et clés de réussite

Vous souvenez-vous de la dernière fois où vous avez essayé de modifier les habitudes d’un chat ? (On ne parle pas ici de Google Chat ou de Chat GPT mais bien du mammifère carnivore, de la famille des Félidés). C’est un peu comme introduire un changement en entreprise. Les griffes sortent, les grognements commencent… mais avec les bonnes techniques, ce chat (ou votre équipe) pourrait bien ronronner de plaisir face au nouveau !

Découvrez via cet article l’importance et les bonnes pratiques de la conduite du changement en entreprise. Chez Numericoach, nous adorons accompagner les entreprises de toute taille sur la suite Google Workspace ! Chat alors, ce n’est pas un scoop !

La résistance au changement

La notion de changement en entreprise est un vrai défi à relever. N’avez-vous jamais rencontré un ou une collègue vous disant : 

“Pourquoi on doit toujours changer d’outil ?”

“Je perds un temps fou !”

“On nous forme pas et en plus ça ne marche jamais !”

Chez Numericoach, nous voyons cela tous les jours ou presque !

D’après une étude réalisée dans les années 1960 par Everett Rogers (sociologue), il existe 5 types de profils face au changement et dont la répartition est la suivante : 

• 2,5% sont des “Novateurs” : ils n’ont pas peur de prendre des risques et sont très ouverts au changement ;
• 13,5% sont des “Premiers adoptants” : leur réaction face au changement est modérée, ils sont prudents mais s’adapteront par eux-mêmes ;
• 34% font partie de la majorité précoce et ne s’adapteront qu’après un accompagnement de plusieurs mois ;
• 34% font partie quant à eux de la majorité tardive : ils sont sceptiques face au changement mais sont influençables par leurs collègues et entourages ;
• enfin, les 16 derniers pourcents seront très réfractaires au changement.

En conclusion de cette analyse, seulement 16% (novateurs+premiers adoptants) de la population d’une entreprise sera capable de s’adapter sans accompagnement et en totale autonomie.

Quels sont les enjeux de la conduite du changement ?

Les chiffres parlent d’eux-mêmes. Sans un petit coup de pouce, 84% des utilisateurs se retrouvent à naviguer en eaux troubles, cherchant désespérément leur bouée de sauvetage. Ce processus est donc crucial pour assurer la motivation des équipes et également la rentabilité des nouveaux systèmes.

Naturellement, l’acceptation du changement chez l’utilisateur passe par la courbe émotionnelle du changement décrite ci-dessous :

1. choc ;
2. déni ;
3. frustration ;
4. dépression ;
5. acceptation ;
6. expérimentation ;
7. intégration.

Ici, l’enjeu majeur est donc de réduire au maximum la durée des phases négatives telles que le déni, la frustration et la dépression.

Au-delà de l’évident bienfait d’un tel processus sur la motivation et l’implication des équipes, il a également été vérifié l’impact de la conduite du changement sur le ROI (retour sur investissement) d’un projet.

Lors d’une étude menée par Raconteur.net et appuyée par Google directement, 300 membres de comités de direction ont été interrogés sur l’efficacité ressentie de la conduite du changement sur leur dernier projet de transformation.

La conclusion suivante en est ressortie : 

• lorsque l’accompagnement est considéré faible, le ROI moyen est de 105% ;
• lorsqu’il est considéré suffisant, le ROI moyen est de 115% ;
• enfin, lorsqu’il est considéré excellent, le ROI moyen monte à 135%.

Ainsi, bien que l’accompagnement au changement constitue un réel budget pour l’entreprise, il apportera s’il est bien mené un retour non négligeable sur l’investissement initial !

Les indispensables de la réussite d’un projet de changement 

Ne pas laisser tout reposer sur la technologie choisie

Prenons une métaphore simple : imaginez une recette de cuisine. Si vous choisissez uniquement des ingrédients de premier choix et d’une très grande qualité, cela ne fera pas tout.

En effet, si les ingrédients ne sont pas assemblés en bonnes proportions, dans le bon ordre et avec les bonnes méthodes, la mayonnaise ne prendra pas ! 

Comprenez ici par exemple l’importance des processus de migration, de la documentation des changements ou encore de la communication avec les utilisateurs finaux.

S’appuyer d’experts

La migration vers un nouveau processus, une nouvelle technologie ou un nouvel outil demande de l’expérience et un grand contrôle. Il est primordial de s’entourer d’experts dans le domaine et ce pour différentes raisons : gestion du budget, gestion des conflits, des craintes utilisateurs ou encore de la fluidité des processus.

N’avez-vous jamais monté un meuble bancal parce que vous avez préféré tout faire par vous-même ? (en ce qui me concerne, cela m’arrive toujours !)

Nommez des ambassadeurs 

Nous avons vu précédemment que vos équipes seront très probablement constituées de quelques novateurs et premiers adoptants. Ces collaborateurs sont des éléments moteurs d’une importance capitale dans la conduite du changement. C’est dans cette base que nous recommandons de puiser les référents appelés aussi ambassadeurs ou champions selon les programmes que nous mettons en place.

Chez Numericoach, nous adorons proposer aux entreprises de nommer des ambassadeurs qui pourront “prêcher la bonne parole” en communiquant les bonnes pratiques à leurs collègues et parfois même en les formant sur le terrain. C’est toujours plus simple d’apprendre de son collègue fréquenté tous les jours à la machine à café plutôt que d’un inconnu, non ?

Penser que tout fonctionnera parfaitement

Cette idée peut sembler très simple mais reste cruciale dans le bon déroulement d’une transformation. Le processus ne se passera jamais parfaitement ! Anticipez les conflits en réalisant le maximum de tests en amont. Prévoyez également des équipes prêtes à répondre aux demandes de vos utilisateurs et à régler rapidement les potentiels conflits !

Minimiser la coexistence

Imaginez que vous êtes habitué depuis des années à utiliser Outlook. D’un coup, votre entreprise décide de migrer l’ensemble des messageries sur Gmail. Pour des raisons techniques, vous utilisez désormais le fabuleux outil de Google mais tout votre historique reste encore sur Outlook.

Cette situation provoquera à terme un fort agacement et réduira l’efficacité de travail !

Lors d’un projet de changement, il est indispensable d’avoir une période de coexistence de l’ancien et du nouvel outil. Cette période permet notamment de résoudre les conflits et de gérer la transition comme il se doit. Cette période doit cependant rester la plus courte possible pour vos utilisateurs !

Formez vos équipes 

Nous voilà déjà au dernier point abordé dans cet article. 

Imaginons un instant que changer d’outil en entreprise soit comme passer du vélo à la trottinette électrique. Oui, cette dernière a l’air super cool et promet une balade au vent, mais si on ne sait pas comment freiner ou éviter les nids-de-poule, on risque de faire un face-à-face mémorable avec le trottoir. Former ses équipes, c’est un peu comme leur offrir un casque, des genouillères et une leçon gratuite pour maîtriser leur nouveau bolide. Et franchement, qui ne voudrait pas voir son équipe slalomer avec aisance et confiance, plutôt que de se retrouver la tête la première dans une haie ?

Chez Numericoach, nous rencontrons chaque semaine des utilisateurs utilisant les outils Google depuis parfois 10 ans ! Pourtant, nos formations décuplent tout de même leur efficacité et leur productivité sur ces outils fabuleux.

En temps que formateur, une des phrases que j’entends le plus souvent est : 

“Oh mais si j’avais su ça avant !”

Si vous vous sentez concerné et que vous utilisez au quotidien les outils du géant américain, n’hésitez plus ! Découvrez juste ici nos programmes de formation.

C’est déjà la fin de cet article. Numericoach, c’est aussi une rubrique d’actualité hebdomadaire (que vous visitez en ce moment même) sur le monde de la formation. Si vous êtes à la recherche des dernières news et astuces sur les outils Google, rendez-vous plutôt sur Numeriblog.