Formations en ligne : comment bien choisir son LMS ?

Le LMS, ou Learning Management System, permet l’administration et la gestion de toutes vos formations. 

Définition d’un LMS

Un LMS ou Learning Management System (système de gestion de l’apprentissage en français) est un outil de formation permettant, à travers une plateforme d’apprentissage en ligne, la formation à distance des apprenants.

Le LMS permet alors d’héberger du contenu construit selon une stratégie de formation. On parle de parcours de formation. Il est composé de deux interfaces : 

• Administrateur
• Utilisateur (apprenants)

En résumé, c’est un outil qui permet de créer, gérer et organiser le contenu de vos formations.

Déchiffrer les acronymes barbares : LXP ? LEP ? 

Mais attention, LMS n’est pas le seul acronyme barbare que vous rencontrerez. Et il est possible que vous vous perdiez dans cette jungle de mots sans le vouloir. Éclaircissons un peu la suite de votre lecture…

Ici, je ne vais pas définir tous les termes que l’on peut rencontrer, car souvent, cela regroupe la même idée. Un LXP et un LEP par exemple, c’est la même chose. 

• LXP (ou LEP) : Learning Experience Platform. C’est également une plateforme, mais celle-ci sera orientée vers l’expérience d’apprentissage. En opposition au côté « Gestion » du LMS. La plateforme LXP propose alors pour chaque apprenant des contenus pédagogiques personnalisés et évolutifs. On pourrait presque parler d’Adaptive learning. Bref, c’est une solution complémentaire au LMS. Néanmoins, le LMS n’est pas en reste si on le met entre les mains d’une personne qui sait s’en servir et surtout créer des parcours de formation pensés pour les apprenants.
• LCMS : Celui-ci est un peu particulier. Il combine un LMS classique avec un CMS ou Content Management System. Pour être plus claire, un des CMS les plus célèbres n’est autre que WordPress. Ainsi, le LCMS, permet en plus des fonctionnalités classiques d’un LMS, de permettre de créer du contenu. On pourrait même dire que le LCMS est un outil auteur. qui permet de créer du contenu directement dans la plateforme LMS. 
• Outil auteur : C’est un logiciel qui vous permet de créer le contenu des formations e-learning.

Comment bien choisir votre LMS ? L’addition s’il vous plaît !

Bien sûr, le prix peut être une part importante de votre choix, c’est indéniable. Mais plus que le prix de la plateforme en elle-même, je vous conseille de regarder plus loin que cela. 

Pour connaître le coût réel de votre investissement, voici quelques points sur lesquels vous devez vous pencher : 

• Le coût de la plateforme [bien sûr]
  • Annuel ? Mensuel ? Licence ? Quels frais de maintenance ?
  • Quel coût par Utilisateur ou Utilisateur Illimité (ça existe)
  • De combien d’administrateurs avez-vous besoin ? 1, 2, 10 ?
  • Qui sera l’hébergeur ? Vous ou un prestataire externe ?
• L’équipe interne dédiée. Combien de temps certains de vos collaborateurs vont passer à paramètrer, intégrer, gérer et analyser ? Avez-vous un pôle Learning et Développement ? 
  • Qui va gérer la plateforme chez vous ? 
  • Qui va la personnaliser ?
  • Qui va intégrer les contenus ? 
  • Qui va récupérer les statistiques et les analyser
• La sous-traitance (si vous ne le faites pas chez vous et n’avez pas les compétences en interne)
  • Pour la création du contenu
  • Pour la personnalisation 
  • Pour la gestion et l’intégration
  • Pour les analyses
  • Pour du consulting
• Support Utilisateur / Maintenance
  • Est-ce que le support est intégré sur la plateforme ou non ? Si vous avez un problème, peut-il se régler rapidement ?
  • Garantie de service ? Comment communiquer avec la plateforme (E-mails, Téléphone, Chat) Disponibilité ? (7/7 et 24/24 ou du lundi au vendredi de 9h à 17h).

Comme vous le voyez, beaucoup de questions à se poser en amont et je vous conseille de créer une checklist pour déterminer vos besoins et évaluer le coût total. 

Quoi qu’il arrive, pensez votre LMS comme un investissement sur le long terme pour votre entreprise et vos collaborateurs.

Vérifier la compatibilité avec vos amis Qualiopi et RGPD

Cela n’a pourtant rien à voir avec le coût de la plateforme, mais en revanche, pour vous, cela veut dire beaucoup. Deux petits points à regarder en fonction de votre besoin.

• Avez-vous besoin que votre plateforme soit compatible avec Qualiopi. 
  • Cela peut être le cas si vous travaillez avec les OPCO, faites du CPF ou plus encore.
• Autre point à regarder de près : la plateforme est-elle compatible avec la majorité des points du RGPD (ndlr : Règlement Général sur la Protection des Données) ?
  • Là aussi, il faudra tout de même bien regarder en profondeur avec la personne chargée du traitement des données dans votre entreprise. Il serait dommage de choisir une plateforme qui ne réponde pas à tous vos critères.

De quelles fonctionnalités avez-vous besoin pour créer des formations de qualité ?

Cela va dépendre évidemment de chacun et de vos besoins. Dans l’idéal, je dirais de regarder sur le long terme plutôt que sur le moyen ou court. Évidemment, vous vous en doutez déjà, plus vous cocherez de fonctionnalités, plus les tarifs peuvent être élevés. Enfin, c’est souvent ce que j’ai pu remarquer.

Une des premières choses à vérifier, ce sont donc les mises à jour de la plateforme. 

• Les mises à jour sont-elles récurrentes ? Mensuelles ?

Pourquoi ? Tout simplement parce qu’une plateforme avec pas ou peu de mises à jour ne vous permettra pas d’évoluer avec le temps et les évolutions pédagogiques (et leurs modalités).

Voici quelques exemples de fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin (liste non exhaustive).

Bien sûr, je ne vous demande pas de choisir la plateforme qui possède tout, avec de la VR (réalité virtuelle), du mobile learning ou de l’adaptive learning. Non ! En revanche, vous devez y réfléchir et déterminer la pertinence de cela. 

☝ Conseils : Déterminez les technologies que vous souhaiteriez inclure à plus ou moins long terme.

N’hésitez pas à contacter directement le service client ou commercial de la plateforme. Posez-leur toutes vos questions et surtout sur quoi ils travaillent. Je sais, parfois c’est confidentiel, néanmoins un peu de teasing ne fait pas de mal, non ?

Et l’expérience utilisateur dans tout ça ?

C’est un peu mon cheval de bataille. C’est un point qui m’intéresse et je trouve parfois qu’on le délaisse un peu. Le LMS ne reste qu’un outil. Cela permettra à l’ingénieur pédagogique de votre entreprise (ou peu importe le nom que vous souhaitez lui donner : Digital Learning Manager, Digital Architect, etc.) de vous aider à vous orienter pour permettre la meilleure expérience apprenante. 

Et heureusement, cela ne se limite pas seulement au choix du LMS, mais cela peut aller beaucoup plus loin. Néanmoins, pour permettre un choix éclairé, demandez toujours à profiter d’une démonstration. Attention, elle doit être assez longue pour saisir l’étendue des possibilités. Si on vous la refuse….Fuyez ! [Mode Gandalf Activé].

Et pourquoi pas déléguer ?

Eh bien pourquoi pas ? Chez Numericoach, nous sommes force de proposition pour vous aider à trouver et choisir le bon outil en fonction de votre besoin grâce à nos experts internes.

Plusieurs propositions s’offrent à vous. Vous pouvez contacter notre chef de Projet Marina qui pourra vous en dire plus sur nos offres.

Pour aller plus loin : Ressources ?

Pour finir, voici plusieurs ressources qui vous aideront dans votre choix. 

→Un comparatif de tous les LMS

→ Un panorama des solutions LMS de la FFFOD.

→Si vous souhaitez directement le Guide LMS, c’est par ICI via un formulaire Google Forms (évidemment ;)).