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🤔 Le défi du client
Sortant de sa solution de gestion électronique de documents à destination de ses propres clients, notre client souhaitait mettre en place une solution facile d’utilisation et le plus intégrée à Google Workspace possible.
Le but ? Que sa clientèle puisse retrouver aisément les factures stockées sur leur Google Drive avec une interface enrichie.
đź’ˇ La solution Numericoach
Afin de répondre au besoin d’une solution facile à implémenter et se reposant sur des outils déjà maîtrisés et utilisés couramment par notre client, Numericoach a proposé une solution hybride, jouant sur le partenariat de notre client avec outil de visualisation de données :
Un scan automatique des fichiers clients est réalisé chaque jour et stocké dans différents Google Sheets, eux-mêmes étant liés à l’outil de visualisation données, le tout mis dans un Google Site pour chaque entreprise !
- Une solution simple à implémenter et à répliquer
- Des outils communs et faciles Ă utiliser
- Une interface finale claire et adaptable Ă chaque client
L’outil se découpe en plusieurs étapes à répliquer pour chaque client. La mise en place est l’affaire d’une trentaine de minutes, après quoi tout est automatisé et il ne reste plus qu’à passer le site au client final !
Après avoir créé l’arborescence de dossiers dans Google Drive, où sont stockés effectivement les différents documents, il faut récupérer le Google Sheets et son script associé permettant de faire le scan de chaque sous-dossier représentant une catégorie de documents.
L’outil permet de rapidement créer un scan automatisé, qui se déclenchera une fois par jour pour récupérer tous les documents du dossier puis mettre à jour la liste dans la feuille dédiée.
Après quoi, il suffit de se rendre sur l’outil de visualisation et à dupliquer le modèle déjà fourni, en l’adaptant à chaque catégorie de notre client. Cela donne quelque chose comme ceci :
Enfin, il ne reste plus qu’à paramétrer le site. Après avoir copié le modèle Google Sites, il n’y a plus qu’à copier notre dashbaord pour chaque catégorie existante dans notre site final. Le site peut être partagé au client, qui a ses propres documents dans son propre espace, auxquels il peut accéder rapidement et simplement.
  
L’entreprise en quelques mots :
Spécialisée dans la gestion de services publics de l’eau, cette société s’occupe de l’aspect sanitaire pour ses clients, mais aussi la recherche de problèmes, la gestion spécifique de son service, les performances énergétiques liées ainsi que la gestion des déchets.
L’entreprise en quelques chiffres :
Gestion de l’eau pour près de deux millions d’habitants
Plus de 300 entreprises et industries dépendantes de ses services
Vous avez aussi un challenge ?
Numericoach est là pour vous accompagner dans la réussite de vos projets, la recherche de solutions et la formation de votre entreprise !
N’hĂ©sitez pas Ă nous contacter pour en discuter plus en dĂ©tail !Â
🎯 L’impact de la solution
Avec des outils simples à prendre en main et à manipuler ainsi qu’un paramétrage complètement contrôlé avec une solution en interne, le nouvel outil de GED à destination des clients répond parfaitement au besoin en étant extrêmement peu coûteux, modulable et facile à implémenter !
Cette solution vous intéresse ou vous souhaitez discuter d’un besoin particulier
TĂ©moignage de notre client
"Facile d’utilisation et répondant parfaitement aux besoins, c’était exactement ce qu’il nous fallait pour remplacer notre ancien outil !"