Générer des documents à partir d’informations recueillies par une application AppSheet
27 février 2024
L’entreprise en quelques mots :
Depuis 1995, OFIS est partenaire des établissements tertiaires, de santé, des gestionnaires et exploitants d’immeubles collectifs et des industries. Particulièrement reconnu pour son savoir-faire dans le contrôle du risque légionelles, OFIS accompagne tous les projets visant à améliorer la performance sanitaire et environnementale, pour le confort des usagers. La qualité des services d’OFIS est reconnue par les organismes de certification COFRAC, CSTB et OPQIBI.
Situé au sein de la Zone France de Veolia, OFIS est une filiale du Groupe SARP, spécialisé dans le domaine des déchets liquides et l’hygiène.
OFIS dispose d’implantations en France et de relais internationaux pour mener des missions sur tous les continents.
🤔 Le défi du client
Dans le cadre de son activité, OFIS doit réaliser des diagnostics sur les réseaux AIR et EAU d’un bâtiment, afin d’améliorer les performances sanitaires et environnementales. Des opérateurs se rendent sur place pour effectuer des recueils de données, puis doivent rédiger un rapport sur la situation actuelle contenant des recommandations d’action.
Un rapport doit rendre compte de plus de 300 questions, qui peuvent être des relevés techniques ou des constatations visuelles, appuyées par des photographies.
Il doit être présenté au client sous forme d’un document PDF de près de 100 pages, répondant à une structure précise et adaptée en fonction des relevés effectués. Il contient également une sélection automatique de préconisations à choisir parmi une liste en fonction des résultats recueillis.
OFIS demande à Numericoach d’automatiser la création de ces documents en s’appuyant sur la suite Workspace. Les données sont recueillies dans des fichiers Sheets, le modèle de document réalisé sur Google Docs et les photos sont stockées dans Google Drive.
💡 La solution Numericoach
Numericoach propose de mettre en place un tableau de bord de gestion de création des documents. L’opérateur sélectionne dans un fichier Sheets l’audit réalisé parmi une liste déroulante, puis génère le brouillon du rapport en cliquant dans un menu personnalisé pour OFIS.
Le document se génère automatiquement et s’affiche dans une nouvelle fenêtre. L’opérateur peut le consulter et le modifier éventuellement.
Le document génère des informations personnalisées ponctuelles, des tableaux de données techniques et des images illustrant les observations.
🎯 L’impact de la solution
Le client peut générer instantanément un rapport professionnel et personnalisé immédiatement après la saisie des données. Il gagne en temps de rédaction et de création d’un document pour se focaliser sur les priorités de se mission de relevés de données et de préconisations de remédiations aux problématiques rencontrées, au regard de leurs criticités.
Le client gagne en professionnalisme vis-à-vis des commanditaires des audits, en leur fournissant un document esthétique, illustré, pertinent et ciblé.