Pourquoi Google Apps Script peut révolutionner votre expérience Google Workspace ?

Introduction : Qu’est-ce que Google Apps Script et que propose-t-il ?

Google Apps Script, appelé aussi GAS ou Apps Script, est une plateforme de développement intégrée à Google Workspace.

Google Apps Script est un langage web de script pour les applications et services légers de la suite bureautique en ligne de Google, le navigateur web réputé. Il s’appelait à l’origine « Google Apps Script Editor » et a été présenté lors de la première conférence Google I/O en 2008.

Basé sur le langage informatique de programmation JavaScript (c’est-à-dire coder en java), il vous permet d’automatiser presque toutes les tâches effectuées manuellement dans Google Workspace. Google Sheets, Google Drive, Google Documents tout y passe avec pour objectif d’exterminer les tâches manuelles répétitives. En fonction de votre licence Workspace (perso : Gmail ou pro : Workspace) les quotas d’utilisations sont différents. Néanmoins, Google Apps Script, à l’instar de VBA pour Office révolutionne votre façon de travailler. Si vous faites deux fois la même tâche sur Google Workspace, vous perdez du temps.

Google Apps Script est un langage de programmation dit “low-code” à destination des “Citizens Developers”. Il est donc facile d’accès, même pour un débutant, et en quelques heures vous serez capable de créer vos premiers scripts d’automatisation sur Google Workspace.

La cerise sur le gâteau ? Google Apps Script permet de développer une les extensions Google Workspace interne à votre entreprise, utilisable par tous vos collaborateurs. Une piste, une idée ? N’hésitez pas à contacter un développeur de Numericoach !  

5 principaux avantages de l’utilisation de Google Apps Script

Les services Google demandent à être utilisés méthodiquement. Google Apps Script ne déroge pas à la règle. Les développeurs seront ravis de parfaire leurs connaissances sur le sujet avec les principaux avantages de l’utilisation de cette application Google. Ce n’est pas un tutoriel, mais vous allez en apprendre des choses, c’est parti, développez  ! 

Exploiter la puissance du collaboratif

Google Apps Script permet d’utiliser pleinement les aspects collaboratifs de Google Workspace. Les scripts créés avec GAS sont utilisables et réutilisables par vos collaborateurs. Ils peuvent être liés à des feuilles de calcul Google Sheets, des présentations Google Slides, un traitement de texte Google Docs, l’espace de stockage Google Drive à des formulaires Google Forms voir même à Google Sites. Ils se partagent donc comme un fichier Google Workspace. C’est l’avantage de la synchronisation entre tous les outils de de la suite. En allant plus loin, vous pouvez créer une extension, dit add-on en anglais, basée sur vos propres processus et accessibles par tous vos collaborateurs.

Le gain de temps

Le dénominateur commun de tous les êtres humains n’est-il pas le temps ? Pourquoi passer du temps à réaliser une tâche manuellement alors qu’un script, exécuté par un ordinateur le réalisera 10000 fois plus vite ?

Google Apps Script vous permet de gagner un temps considérable dans tous vos processus. Un calcul simple permet de vite s’en rendre compte. Prenons l’exemple d’une tâche basique : dans un fichier Google Sheets je dois tous les jours intégrer des données manuellement dans des bases de données, les nettoyer et les trier. Cela me prend 1 heure chaque jour, soit environ 200 heures / an. En automatisant cette tâche avec Apps Script, on peut compter 7 heures maximum de développement et après 3 secondes / jour pour lancer le script soit moins de 8 heures / an.

Extermination des tâches répétitives

L’être humain est-il voué à réaliser des tâches répétitives et sans aucune valeur ajoutée ? Bien-sûr que non ! Avec Google Apps Script, vous êtes capables d’exterminer toutes les tâches manuelles et répétitives qui ont pour seul résultat de vous faire perdre du temps et de l’énergie. Automatisez tout ce qui peut l’être afin d’exploiter la puissance de votre cerveau pour vous concentrer sur votre activité et laissons les tâches ingrates à un ordinateur.

Amélioration des processus

Avec Google Workspace, vous bénéficiez déjà d’un environnement incroyable pour créer des processus collaboratifs, puissants, simples et pertinents. L’idéal pour un travail collaboratif sur les applications web et surtout sur un même document. Néanmoins, avec Google Apps Script, vous pouvez aller encore plus loin ! Automatiser une tâche au début, milieu, ou à la fin d’un processus n’a jamais été aussi simple. Prenons l’exemple d’une enquête de satisfaction. Vous êtes habiles et collectez les réponses d’un questionnaire Google Forms directement dans une feuille de calcul Google Sheets. Avec Google Apps Script vous pouvez déclencher une action dès qu’une réponse arrive. Envoyer un email ou plusieurs emails avec un contenu personnalisé. Créer un fichier Google Docs avec le contenu des réponses au questionnaire.

Automatisation d’une activité

Pour les plus motivés à moins travailler, mais surtout ceux qui veulent se concentrer sur le développement de leur activité ou d’une autre : Google Apps Script est votre meilleur ami. Avec peu de limites quant à l’automatisation de processus simples et légers, il est possible avec GAS d’automatiser automatiquement votre activité. Chaque processus automatique peut se coupler à un autre, et ainsi de suite. Vous serez alors dans une position de contrôle et non d’action. Une fonctionnalité magique de GAS le permet entre autres, le déclenchement d’un code à un horaire et une fréquence donnée.

Quand utiliser Google Apps Script concrètement ?

Il y a des millions de cas d’usages liés à Google Apps Script. Voici quelques exemples liés aux outils principaux :

Google Drive

Pour gérer les accès à des fichiers, dossiers ou Drive Partagés en masse, rien de mieux que passer par Google Apps Script. On se sert d’un tableur Google Sheets où un script, lancé en un clic,  GAS va lister tous les fichiers et dossiers d’un dossier ou Drive Partagé donné. À partir de cette liste, on va pouvoir indiquer pour chaque dossier une liste de personnes, ou mieux encore un groupe google à associer. Notre deuxième script, lancé en un clic aussi, va alors partager les accès aux personnes indiquées.

Google Sheets

Google Sheets est notre source la plus prolifique associée à Google Apps Script ! C’est sans limite ! On peut par exemple créer un processus 100% automatique pour la création d’un dashboard et l’envoi d’une notification à une liste de personnes concernées. Voici le flow d’un tel script :

• Déclenchement quotidien ;

• Récupération d’un fichier CSV, ou Excel, ou Google Sheets qui contient les données de la veille ;
• Intégration de ces données dans un fichier Google Sheets qui contient toutes les données de l’année ;
• Mise à jour de TCD, création de graphiques, tout est possible ;
• Une fois que le rapport est terminé, on envoie un email à une liste de personnes avec le lien du fichier Google Sheets. Les destinataires recevront des notifications. 

Google Docs

Un cas d’usage qui revient souvent est celui de générer un rapport Google Docs avec des données d’un fichier Google Sheets. Nous pouvons avec GAS automatiser tout ce processus. En lançant en un clic un script GAS, on va intégrer les tableaux, TCD et graphiques d’un fichier Google Sheets au bon endroit dans le fichier Google Docs. Une fois terminé, on peut l’envoyer par email à une liste de personnes. 

Google Forms

Cet outil est très utile pour la collecte de données. En quelques minutes, vous pouvez paramétrer un formulaire et l’envoyer à des milliers de personnes. En le liant à Google Sheets, vous obtenez toutes les réponses dans un fichier Google Sheets. On peut alors créer un script GAS qui se déclenche automatiquement dès qu’une nouvelle réponse est apportée. On peut alors créer un rapport Google Docs, intégrer les données dans un autre fichier Google Sheets et ainsi de suite.

N’attendez plus !

Vous l’aurez compris, Google Apps Script est la pieuvre du moteur de recherche Google et plus précisément de Google Workspace. Vous pouvez vous connecter à tous les outils de Google Workspace, et même à des outils tiers grâce aux APIs ! N’attendez plus, et profitez pleinement de Google Workpsace en automatisant vos processus existants et laissez-vous rêver à une journée dénuée de tâche manuelle répétitive. Maintenant, vous pouvez compiler toutes les informations pour essayer au maximum d’optimiser l’utilisation de Google Apps Script.  À bientôt sur Numericoach et Numeriblog pour en apprendre plus sur la formation Google et sur l’aspect formateur !