Les coulisses d’un organisme de formation (partie 1)

Il se cache beaucoup de choses derrière une formation. L’apprenant, en tant que “consommateur” d’un produit de formation fini, est souvent loin de connaître ne serait-ce que la moitié de ce qui se passe en backstage et les nombreux acteurs qui y contribuent.

Découvrez dans cet article Numericoach les coulisses, c’est parti !

Un organisme de formation est une entreprise

Dans un premier temps, il est nécessaire de rappeler qu’un organisme de formations (OF) est une entité juridique déclarée. Numericoach par exemple est une SASU, de nombreux statuts existent (SARL, EURL, Micro Entreprise, SAS…). Il faut donc commencer par créer et immatriculer son OF et s’affranchir d’un certain nombre de tâches administratives. Souvent, le comptable est là pour aider. Néanmoins chaque année, de nombreuses formalités administratives sont à réaliser.

Un organisme de formation doit être déclaré

L’OF doit être déclaré auprès de la direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités. La déclaration d’activité concerne toute personne physique ou morale qui réalise des actions de formation professionnelle, des actions de bilan de compétences, des actions de validation des acquis de l’expérience (VAE). Cette déclaration est effectuée, au plus tard, dans les trois mois qui suivent la conclusion par le prestataire de formation de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle.

En général, cette étape prend ½ journée à deux jours de travail, avec ou sans les modèles et suivant votre phobie administrative et s’exécute une seule fois.

Un bilan pédagogique et financier annuel

Chaque année, les organismes de formation doivent transmettre un bilan pédagogique et financier (BPF) qui retrace leur activité en matière de formation professionnelle au titre du dernier exercice comptable clos. A défaut de transmission en ligne sur le site Mon Activité Formation, la déclaration d’activité devient caduque.

Selon la taille de l’OF et surtout du logiciel utilisé, le BPF peut prendre de quelques heures à quelques jours chaque année au mois de mai. Chez Numericoach, nous avons passé en 2022, 2 journées pour cette déclaration pour préparer le BPF 2022. Toutes les données ne sont pas forcément dans l’ERP.

Qualiopi, une certification indispensable pour un OF

Qualiopi est l’unique moyen d’accéder au fichier national des organismes référencés par les financeurs publics et paritaires. Ce label permet à l’OF de bénéficier de prises en charge sur les fonds de la formation. Autrement dit, des formations peuvent être financées par des opérateurs de compétences (OPCO) ou Fonds d’assurance formation (FAF). Aussi, les formations éligibles au CPF sont financées par la Caisse des dépôts et consignations et uniquement dispensées par des organismes de formation ayant la certification QUALIOPI.

Il existe donc 7 critères du référentiel qualité, composés de 32 indicateurs qui les définissent.

Ce graal nécessite en général de quelques jours à quelques semaines de préparation et un effort de tous les instants pour conserver ce label qualité.

Chez Numericoach, c’est Stéphanie, COO (directrice opérationnelle en français) qui s’y est collée. Nous avons également fait appel à un consultant spécialisé sur le sujet, Jean-Pierre MOUCHET et avons choisi l’organisme certificateur ICPF.

Des logiciels pour piloter l’administratif de la formation

Pour piloter au mieux notre activité d’OF, nous avons plusieurs outils. Tout d’abord, l’ERP Dendreo, considéré comme la Rolls-Royce dans le métier.

Après avoir fait de courts passages chez DigiForma, et Hop3Team, Numericoach s’est finalement tourné vers Dendreo. Bien que ces logiciels soient aussi très intéressants et performants, nous nous sommes orientés vers Dendreo qui correspond plus à notre métier, à la typologie de nos clients et les fonctionnalités avancées de ce logiciel nous ont séduites. Chaque OF a ses spécificités et l’ERP d’un organisme ne sera pas forcément adapté pour une autre. Il existe des dizaines de logiciels sur le marché, la veille, les tests, les essais peuvent être coûteux et chronophages.

Numericoach étant un OF / ESN (entreprise de services du Numérique), nous avons également des prestations de services sur Google Workspace. Un fichier Google Sheets servant de table de données centrale vient compléter cette ERP dédiée à la partie purement formation.

Un CRM, Hubspot, vient compléter la partie logicielle. Il permet en plus d’actions Marketing, d’avoir un suivi du client, très utile pour le chef de projet et le CSM (Customer Success Manager).

Les prises en main de Dendreo et Hubspot se comptent en dizaines de jours et en milliers d’euros d’investissement chaque mois.

De la veille juridique

Il n’est pas rare sur les forums d’internet, les groupes Facebook et autres blogs de trouver tout et son contraire en matière de réglementation d’un OF en France. De plus, des interprétations ont lieu par les DREETS selon les régions sur certaines questions de type : est-ce obligatoire d’avoir un NDA (numéro de déclaration d’activité) pour faire de la sous-traitance ?

Il est facile de passer des dizaines d’heures pour trouver des informations pas toujours très fiables.

Chez Numericoach, après avoir pas mal galéré sur les sujets juridiques inhérents à un OF, nous avons fait le très bon choix de faire appel à un avocat spécialisé dans le droit de la formation : le cabinet Laurent Riquelmes, pour la veille juridique pour un OF, l’accompagnement lors de litiges ou contrôles, et nous avons des réponses quasi instantanément à toutes nos questions. Se faire accompagner est un gain de temps et d’argent pour la suite.

Nous sommes également abonnées à des newsletters  juridiques, celle de Centre Inffo est pertinente.

Chaque mois, nous faisons en interne un point sur notre veille juridique et capitalisons les informations dans Dendreo.

Dans la partie n°2 de cette trilogie, nous parlerons plus précisément du staff nécessaire pour piloter un organisme de formation tel que Numericoach.