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🤔 Le défi du client
Pour assurer ses services, notre client emploie de nombreux techniciens dans un grand nombre d’agences qui prennent de nombreux rendez-vous un peu partout en France.Â
Bien que notre client utilise un logiciel pour gĂ©rer tous ces rendez-vous, la difficultĂ© Ă©tait de faire apparaĂ®tre automatiquement les rendez-vous des techniciens dans leurs agendas puis de transfĂ©rer tous ces Ă©vĂ©nements dans la base de donnĂ©es centralisĂ©e.Â
À nous de trouver une solution simple et pratique à mettre en place pour résoudre ce problème !
đź’ˇ La solution Numericoach
En utilisant une suite d’outils communs de Google Workspace agrémentés de scripts personnalisés, nous avons pu répondre à la demande du client :
- Les techniciens remplissent un formulaire pour chacune de leurs prises de rendez-vous, avec des données clés du client pré-remplies ;
- Chaque réponse dans le formulaire vient créer un événement dans leur calendrier avec toutes les informations nécessaires ;
- À intervalles réguliers, un fichier reprenant tous ces événements est automatiquement créé afin d’être envoyé dans la base de données centrale de notre client.
La solution se veut extrêmement simple d’utilisation, et n’utilise que des outils Google Workspace avec lesquels les techniciens sont déjà familiers.
Dans un premier temps, les techniciens reçoivent la liste de leurs rendez-vous à prendre, fournis par leur agence sous la forme de plusieurs QR codes. Lorsque les techniciens scannent l’un des QR codes, ils se retrouvent automatiquement sur le formulaire dédié partiellement pré-rempli.
Si ce n’est pas dĂ©jĂ fait, le technicien est encouragĂ© Ă se rendre sur un minuscule site web, hĂ©bergĂ© grâce Ă Google Apps Script, qui permettra de donner les autorisations nĂ©cessaires aux scripts pour fonctionner correctement.Â
Après quoi, il ne reste plus qu’au technicien à remplir son formulaire, et un événement sera créée automatiquement !
Si la notification client a Ă©tĂ© cochĂ©e, comme dans l’exemple ci-dessus, un mail est aussi envoyĂ© automatiquement au client.Â
En plus de cela, si la notification J-2 est elle aussi activée, un mail de rappel sera envoyé au client, pour le prévenir de la venue du technicien dans deux jours.
Enfin, une fois par jour, un script scanne l’ensemble des calendriers des techniciens pour récupérer tous les événements créés par ces formulaires et les transfèrent dans un fichier CSV, prêt ensuite à être automatiquement importé dans la base centrale de notre client !
L’ensemble est fait de telle sorte que les techniciens peuvent supprimer ou modifier librement les événements dans leur agenda sans souci, ce qui permet une grande flexibilité.
L’entreprise en quelques mots :
Le demandeur est la branche française d’une grande entreprise internationale, fournissant de nombreux services et des solutions innovantes dans un grand nombre de pays.Â
Sa spécialité est dans la lutte contre les nuisibles, et elle assure son travail sur une grande partie du territoire français.
L’entreprise en quelques chiffres :
– Plus de 300 salariĂ©s
– Une dizaine d’agences locales
– Une histoire de plus de 50 ans
Vous avez aussi un challenge ?
Numericoach est là pour vous accompagner dans la réussite de vos projets, la recherche de solutions et la formation de votre entreprise !
N’hĂ©sitez pas Ă nous contacter pour en discuter plus en dĂ©tail !Â
🎯 L’impact de la solution
- Automatisation de la planification des rendez-vous : la solution a permis d’automatiser l’apparition des rendez-vous des techniciens dans leurs agendas.  Â
- Centralisation des donnĂ©es : le système a facilitĂ© le transfert de tous les Ă©vĂ©nements de rendez-vous vers une base de donnĂ©es centralisĂ©e.  Â
- SimplicitĂ© et facilitĂ© d’utilisation : la solution est simple Ă utiliser et s’appuie sur des outils Google Workspace que les techniciens connaissent dĂ©jĂ , Ă©vitant ainsi l’introduction de nouveaux outils ou processus complexes.  Â
Cette solution vous intéresse ou vous souhaitez discuter d’un besoin particulier
TĂ©moignage de notre client
"Facile à utiliser et à prendre en main, l’outil a permis de rapidement centraliser la prise de rendez-vous sans encombrer les techniciens avec de nouveaux outils ou process complexes."