GSkills : La solution pour une adoption efficace de Google Workspace

L’adoption de Google Workspace dans une entreprise peut sembler simple, mais en réalité, elle présente de nombreux défis. Bien que l’interface de Google soit intuitive, de nombreux utilisateurs n’exploitent pas tout le potentiel des outils mis à leur disposition. C’est pour cela que Numericoach a développé GSkills, une plateforme d’adoption dédiée à Google Workspace. Dans cet article, nous allons explorer comment GSkills est née, son utilité pour les entreprises, et pourquoi elle se distingue sur le marché.

GSkills : De l’idée à la réalité

L’idée de GSkills est née en 2023 après une série d’échanges avec des entreprises utilisant Google Workspace. Ces entreprises rencontraient souvent des difficultés pour former leurs employés, notamment dans les grandes structures où le turnover est important. Après avoir observé le modèle d’adoption de Microsoft, il est devenu évident que Google Workspace nécessitait également une plateforme dédiée pour accompagner l’adoption de ses outils. C’est ainsi qu’en août 2023, la première version de GSkills a été lancée.

Répondre à un besoin essentiel

Cette plateforme vise à résoudre un problème central : la plupart des utilisateurs ne connaissent que 20 % des fonctionnalités de Google Workspace. GSkills a donc été conçue pour combler cette lacune en proposant des parcours adaptés aux métiers et en facilitant l’accès à des fonctionnalités clés de la suite Google.

Pourquoi l’adoption de Google Workspace est essentielle

Il est courant de penser que Google Workspace est suffisamment intuitif pour ne pas nécessiter de formation approfondie. Cependant, notre expérience chez Numericoach démontre le contraire. Sans accompagnement, les utilisateurs passent souvent à côté des fonctionnalités qui pourraient réellement améliorer leur productivité. Cela entraîne une perte d’efficacité, car seules les fonctionnalités de base sont maîtrisées.

Maximiser l’utilisation des outils

Avec GSkills, nous permettons aux utilisateurs de monter en compétence à leur rythme, tout en suivant des parcours personnalisés selon leur métier. Par exemple, un responsable marketing pourra se concentrer sur les fonctionnalités de Google Slides, tandis qu’un expert en finance se penchera sur les fonctions avancées de Google Sheets. L’objectif est simple : maximiser l’utilisation des outils Google Workspace et améliorer la productivité.

Les principaux défis lors de la migration vers Google Workspace

L’un des obstacles majeurs observés lors des migrations vers Google Workspace est le manque de compétences des utilisateurs. Beaucoup n’ont pas le temps ou la curiosité de découvrir par eux-mêmes les fonctionnalités avancées. Prenons l’exemple de Google Sheets : de nombreux utilisateurs ne connaissent pas les fonctions comme la RECHERCHEV ou X, et préfèrent réaliser des tâches manuellement, ce qui prend plus de temps. GSkills répond à ce besoin en offrant des parcours métiers adaptés, comprenant des exercices pratiques qui aident les utilisateurs à progresser rapidement.

Gamification pour un engagement renforcé

De plus, l’un des avantages de GSkills est qu’elle va au-delà de la formation classique. Avec la gamification intégrée dans la plateforme, les utilisateurs peuvent accumuler des points en réalisant différentes tâches ou en explorant de nouvelles fonctionnalités, obtenir des badges et suivre ses progrès dans un classement interne.  Cela permet de maintenir un engagement constant et d’inciter les utilisateurs à retourner sur la plateforme pour poursuivre leur apprentissage. Ce système crée également un sentiment de compétition saine, où les utilisateurs peuvent se mesurer à leurs collègues.

Les points forts de GSkills

Ce qui distingue GSkills des autres solutions sur le marché, c’est la qualité et l’actualité du contenu. Contrairement à d’autres plateformes qui louent du contenu vidéo standard, GSkills est gérée par une équipe dédiée chez Numericoach, qui veille quotidiennement à la mise à jour des informations. Par exemple, en moins de 48 heures après le lancement de Gemini for Workspace, notre équipe avait déjà intégré toutes les nouvelles fonctionnalités dans la plateforme.

Contenu personnalisé pour chaque organisation

La plateforme ne se contente pas de proposer des contenus d’apprentissage figés. En effet, elle permet aux entreprises de personnaliser leur expérience en intégrant leurs propres contenus ou en adaptant les parcours aux besoins spécifiques de leurs équipes. Par exemple, une entreprise qui utilise beaucoup Google Sheets pourra prioriser cet outil dans son parcours de formation. Cette flexibilité est un atout majeur pour assurer une adoption réussie et adaptée à chaque organisation.

L’impact de GSkills dans les entreprises

Depuis son lancement, GSkills a été déployée dans plusieurs entreprises avec des résultats très encourageants. Par exemple, dans une société comptant 682 utilisateurs, plus de 200 000 points ont été accumulés en quelques mois, avec un temps total de 2667 heures passées sur la plateforme. Cette adoption rapide montre que les utilisateurs trouvent GSkills à la fois engageante et utile pour leur montée en compétence.

Des résultats concrets et mesurables

Les retours d’expérience sont tout aussi positifs du côté des managers et des responsables IT. Grâce aux fonctionnalités de suivi de l’adoption, ils peuvent mesurer avec précision le niveau de compétence de leurs équipes et ajuster les formations si nécessaire. En effet, GSkills permet de voir qui utilise ou non certaines fonctionnalités et de cibler les utilisateurs en difficulté avec des parcours spécifiques, renforçant ainsi la productivité globale.

Une anecdote intéressante concerne une entreprise internationale ayant des équipes basées en Thaïlande. Le challenge était de s’assurer que le contenu de la plateforme soit bien traduit et compréhensible pour cette équipe. Grâce à la personnalisation linguistique de GSkills, le projet a été un succès, démontrant que la plateforme est parfaitement adaptée aux organisations multinationales.

Anticiper l’évolution des besoins de formation

Les besoins en formation et en accompagnement ne cesseront de croître dans les années à venir, notamment avec l’émergence de nouveaux outils comme Gemini pour Google Workspace. Bien que les nouvelles générations soient souvent perçues comme plus à l’aise avec les outils numériques, la réalité est différente. Il reste un besoin constant de formation, que ce soit sur des fonctionnalités existantes ou de nouvelles innovations.

Une formation mobile et flexible

Chez Numericoach, nous anticipons ces besoins en développant des contenus de micro-learning, adaptés aux formats mobiles et consommables rapidement. GSkills héberge déjà ce type de contenu, permettant aux utilisateurs de progresser à leur rythme, même lorsqu’ils sont sur le terrain.

De plus, avec l’arrivée de l’intelligence artificielle dans les outils Google, notamment à travers Gemini, il est crucial de rester à jour. GSkills propose déjà des contenus spécifiques pour apprendre à utiliser l’IA dans Google Sheets ou pour comprendre comment intégrer l’IA dans ses processus de travail au quotidien. L’IA n’est plus une technologie du futur, elle est déjà intégrée dans nos outils, et il est essentiel pour les entreprises de former leurs équipes pour en tirer pleinement parti.

Conclusion

GSkills n’est pas seulement une plateforme d’adoption, c’est un véritable levier de productivité pour les entreprises utilisant Google Workspace. Grâce à des parcours personnalisés, un contenu toujours à jour et une approche ludique, cette solution permet aux utilisateurs de maîtriser pleinement les outils à leur disposition. En plus d’améliorer les compétences des utilisateurs, GSkills offre aux managers une vision claire des progrès réalisés, garantissant ainsi une adoption réussie et durable de Google Workspace.

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