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🤔 Le défi du client
L’agence immobilière qui nous a contacté nous a informé d’un problème majeur : en l’état actuel, le Google Drive qu’elle utilise pour stocker ses fichiers devient de plus en plus difficile à naviguer.
En effet, même si les clients ont tous une arborescence de dossiers plus ou moins similaire et que des conventions de nommage sont en place, les nouveaux fichiers ne respectent pas toujours les règles de nommage en question.
Cela rend donc très difficile parfois de trouver un fichier, surtout qu’ils peuvent arriver aussi bien au format physique (nécessitant alors d’être scannés et renommés) qu’être envoyés par mail. En plus de renommer les fichiers, il faut bien entendu les placer au bon endroit derrière, une activité qui prend du temps à chaque fois. Comment régler ce problème bien commun ?
đź’ˇ La solution Numericoach
Afin de répondre au mieux au problème posé, Numericoach a opté pour une extension Google Drive sur-mesure. Cette extension, interne à l’entreprise, répond parfaitement au besoin :
- Accessible pour tous les employés, elle permet de renommer à la volée en respectant les conventions de nommage établies
- Lorsque les conventions de nommage doivent changer (par exemple avec un nouveau client), la modification est rapide et facile Ă effectuer
- Après avoir été renommé, le fichier est automatiquement déplacé dans son dossier !
La solution s’avère être extrêmement simple à utiliser une fois installée : c’est une simple extension Google Drive, interne à l’entreprise, installée par défaut sur tous les comptes utilisateurs du domaine. Pour y accéder depuis Google Drive, il suffit de se rendre alors dans la barre latérale et de sélectionner un fichier :
Cela ouvre alors l’extension, un simple formulaire qui permet de renommer le fichier rapidement en remplissant des champs selon des listes établies en amont :
En quelques clics, le fichier est prête à être renommé, et grâce à l’option Bouger automatiquement le fichier, celui-ci se retrouve déplacé au bon endroit dans l’arborescence Google Drive en quelques instants !
L’entreprise en quelques mots :
Agence immobilière fondée il y a plus de vingt ans, notre client a su établir sa marque dans sa région locale, avec des partenaires et clients plus que satisfaits de ses services continues, que ce soit dans la vente et l’achat de bien ou la gestion locative, pour particuliers comme pour syndicats de copropriété.
L’entreprise en quelques chiffres :
Agence immobilière établie depuis plus de vingt ans dans le sud de la France
Plusieurs centaines de clients, que ce soit des particuliers ou des syndicats de copropriété
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Numericoach est là pour vous accompagner dans la réussite de vos projets, la recherche de solutions et la formation de votre entreprise !
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🎯 L’impact pour le client de la solution :
Grâce à l’extension sur-mesure développée par Numericoach, les collaborateurs ont pu améliorer l’organisation des fichiers, assurant de les classer et de les retrouver rapidement. Même si des dizaines de documents arrivent chaque jour, ils sont désormais nommés et classés en quelques minutes seulement !