Forrester a dialogué avec six experts provenant de cinq entreprises qui ont adopté Google Workspace (la suite de productivité englobant des applications familières et intuitives telles que Gmail, Google Drive, Sheets et Docs) afin de détailler les motivations derrière leur choix stratégique et d’analyser les bénéfices ainsi que les implications financières qui en ont découlé. En s’appuyant sur les expériences variées de ces organisations, Forrester a élaboré une entité composite représentative et a érigé un modèle financier visant à évaluer le retour sur investissement potentiel découlant de l’adoption de Workspace.

Qu’est-ce que Google Workspace

Google Workspace représente une gamme d’outils facilitant la transition vers une culture de travail davantage collaborative et connectée, favorisant ainsi l’accès des collaborateurs de toutes fonctions à des applications intuitives telles que Gmail, Docs, Sheets et Meet. En créant un environnement sécurisé basé sur le principe de confiance zéro (Zero Trust) dans le cloud, Workspace habilite les employés à accroître leur productivité en se concentrant sur les éléments les plus cruciaux de leur mission.

Un environnement sécurisé

Grâce à ses fonctionnalités de sécurité intégrées, Google Workspace, en tant que plateforme basée sur le cloud, a permis à l’entité composite représentative de réduire sa dépendance à l’égard de solutions externes. Cette transition a généré des économies significatives de 1,8 million de dollars sur trois ans. Les répondants ont unanimement salué la sécurité accrue de Workspace, soulignant l’absence totale d’incidents majeurs depuis la mise en œuvre. Ces améliorations se traduisent par des avantages financiers substantiels, notamment l’élimination des anciennes solutions tierces pour l’anti-spam, l’anti-hameçonnage et le chiffrement. De plus, les équipes de sécurité et informatiques ont gagné un temps précieux, avec une réduction de 90 % dans la configuration des postes de travail et une diminution de 20 % des tickets de support informatique. En résumé, la sécurité intégrée de Google Workspace n’est pas seulement un atout majeur, mais elle se traduit également par des économies tangibles et une efficacité opérationnelle accrue pour l’organisation composite.

L’intégration de l’intelligence artificielle

L’intégration de l’intelligence artificielle (IA) au sein de Google Workspace s’est révélée être une proposition de valeur essentielle pour les entreprises examinées. Un responsable du changement dans le secteur manufacturier a affirmé : « Le fait qu’il existe de nombreuses fonctionnalités d’IA dans Workspace est l’une des raisons pour lesquelles nous l’avons choisi en premier lieu. Les fonctionnalités d’IA aident à automatiser. Nous voulons que les gens de notre organisation consacrent leur temps à utiliser leur cerveau, et non à des tâches monotones qui pourraient être automatisées. »

Les répondants ont fréquemment mis en avant les avantages tangibles de l’IA dans Workspace, soulignant son impact positif sur la collaboration et la productivité de leurs équipes. Le directeur informatique d’une entreprise de vente au détail a expliqué : « La complétion automatique de phrases, les traductions, les heures de calendrier suggérées et les destinataires d’e-mails suggérés en fonction des tendances historiques sont vraiment utiles et simplifient les activités quotidiennes. » Le vice-président des opérations au sein d’une organisation de soins de santé a ajouté : « Les capacités d’IA de Workspace sont bénéfiques pour les réponses rapides aux e-mails ou la complétion automatique de phrases. Les membres de notre équipe comptent désormais sur eux et n’y pensent probablement même plus. »  

Une collaboration favorisée

La transition vers Workspace a engendré une amélioration significative de la collaboration, un aspect clé auquel les employés de bureau et de première ligne ont attribué des gains de temps notables. Selon l’analyse de Forrester, l’utilisation d’applications telles que Google Drive, Chat, Gmail, Meet, Docs et Sheets a entraîné une augmentation de l’efficacité collaborative de 30 % au sein de l’entité composite, se traduisant par une économie moyenne de 1,5 heure par semaine.

Un responsable informatique dans le secteur du commerce de détail souligne l’incontestable supériorité de Workspace en matière de collaboration, soulignant la facilité de travail simultané sur des documents partagés, le suivi des historiques et des autorisations, le tout accessible de manière transparente sur mobile.

De même, un vice-président des opérations dans le domaine de la santé exprime son attachement à Workspace, mettant en avant les capacités de collaboration offertes par des applications telles que Drive, Meet, Chat, et d’autres. Il déclare ne plus pouvoir envisager de travailler sans cette solution.

Un travail efficace

La transition vers Workspace a significativement amélioré la vitesse de recherche et d’accès aux informations au sein de l’organisation composite, enregistrant une amélioration de 40 %. Cette augmentation de l’efficacité résulte de la facilité d’accès aux informations rendue possible par Workspace, conjuguée aux capacités avancées de recherche intégrées à la plateforme. Ces améliorations permettent aux utilisateurs individuels de trouver rapidement les fichiers et informations nécessaires, générant une valeur estimée à 6,6 millions de dollars sur trois ans pour l’entité composite.

En parallèle, la mise en œuvre de Workspace a considérablement optimisé les flux de travail, réduisant le temps de développement des applications jusqu’à 80 %. En exploitant AppSheet, une plateforme sans code conviviale, l’organisation composite améliore l’efficacité du développement d’applications, permettant aux utilisateurs finaux de créer et de modifier des applications de manière autonome. En mettant l’accent sur l’automatisation des processus et la rationalisation des flux de travail, l’utilisation combinée d’AppSheet et d’autres applications Workspace telles que Drive, Forms et Sheets offrent des gains d’efficacité significatifs. Ces optimisations conduisent à des économies estimées à 8,7 millions de dollars sur trois ans pour l’entité composite.

Quelques chiffres 

Les frais

L’entité composite s’acquitte des frais d’abonnement à Google pour l’exploitation de Workspace. Ce coût varie en fonction de paramètres tels que le nombre d’utilisateurs, ainsi que la répartition entre les utilisateurs de bureau et ceux occupant des rôles de première ligne. Cette dépense représente un investissement de 15,4 millions de dollars sur une période de trois ans pour l’organisation composite.

Les bénéfices

Sur l’image ci-dessus sont représentés les bénéfices sur 3 ans de l’entreprise composite créée par Forrester lors de leur enquête.

Le retour sur investissement pour Google Workspace est estimé à 336%.
La valeur actuelle net s’élève à 57,3 millions de dollars de bénéfices soit approximativement 52,6 millions d’euros.

Le remboursement du passage à Google Workspace est estimé à moins de 6 mois.

Conclusion

En conclusion, l’adoption de Google Workspace par les entreprises examinées a dévoilé des avantages significatifs et tangibles, touchant divers aspects de leur fonctionnement quotidien. La sécurité intégrée de la plateforme a permis à l’entité composite de réduire sa dépendance aux solutions externes, générant des économies substantielles de 1,8 million de dollars sur trois ans. De plus, l’intégration de l’intelligence artificielle dans Workspace a optimisé la collaboration, améliorant l’efficacité opérationnelle et la productivité des équipes.

La transition vers Workspace a également favorisé une collaboration accrue, avec une amélioration de l’efficacité collaborative de 30 %, équivalant à une économie moyenne de 1,5 heure par semaine. Les témoignages soulignent la supériorité de Workspace en matière de collaboration, tant pour les employés de bureau que pour ceux de première ligne, témoignant de gains de temps significatifs.

En parallèle, les optimisations de la recherche et des flux de travail, avec une amélioration de la vitesse de recherche de 40 % et une réduction du temps de développement des applications jusqu’à 80 %, ont apporté des bénéfices tangibles à l’organisation composite, se traduisant par des économies estimées à 8,7 millions de dollars sur trois ans.

Enfin, les chiffres révèlent un retour sur investissement impressionnant de 336 %, avec une valeur actuelle nette de 57,3 millions de dollars (environ 52,6 millions d’euros) et un remboursement du passage à Google Workspace en moins de 6 mois. Ces résultats confirment la valeur considérable que Google Workspace apporte aux entreprises, non seulement en termes financiers mais également en termes d’efficacité opérationnelle et de productivité.

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